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Costos ocultos

2011-10-09T07:24:00.000-07:00

Cuando administramos una empresa debemos tener en cuenta todos los aspectos que impactan la eficiencia y efectividad de la empresa. Usualmente, si hablamos de costos, vamos a aquellos que por su naturaleza son fácilmente identificables.

En algunas circunstancias se define como “costo oculto” aquel que no puede determinarse hasta que no se complete un proceso previo de análisis o evaluación detallada de la situación. Puede ser un caso de una pieza (desarmarla en sus partes) o en un servicio (evaluar un contrato o revisar unas cuentas).

Para nuestro caso, hoy vamos a hablar de aquellos costos que usualmente no tomamos en consideración porque:

a) Son muy pequeños,
b) No guardan relación directa con el proceso o,
c) Son pérdidas “normales” del proceso

En un análisis para identificar potenciales ahorros los factores más importantes a considerar son la frecuencia, el período y la cantidad. En este aspecto debemos incluir también el impacto de ese factor en el entorno del proceso o sistema donde ocurre.

Cinco (5) minutos de tardanza de un empleado, diariamente, en una línea de producción de 10 empleados puede significar tanto como unos $1,450.00 anualmente. Si tomamos en consideración que estos 5 minutos pueden venir de cualquier empleado, posiblemente la ecuación sea más crítica.

A esto debemos añadirle el costo de oportunidad (ya hemos hablado de ese tema), el servicio al cliente y los atrasos en el Programa de Producción de la empresa e, incluso; posibles horas extras para cumplir con las metas del día.

Identifica cualquier situación que no vaya con los parámetros de GMP, evalúa las variables, identifica el costo unitario y calcula las pérdidas que te genera. Un caso aislado no causa impacto.

La recurrencia, cantidad y el periodo durante el cual ha estado sucediendo... si!

El “Costo de Oportunidad”

2011-09-11T06:33:00.000-07:00

El costo de oportunidad es un término que no se menciona mucho y que usualmente pasa desapercibido, aun cuando es uno de los más frecuentes en nuestras empresas.

Costo de oportunidad, entre otras cosas, se refiere a valor monetario intrínseco que significa “perder” la posibilidad de generar un ingreso para la empresa.

Es el costo de “no estar preparados” para responder a nuestro cliente (interno y externo).

En el caso más simple, cuando un cliente nos solicita un producto y no lo tenemos…, “perdemos la oportunidad” de la venta y lo que ello significa en valor monetario.

Utilizando este ejemplo consideremos el alcance de dicho término, desde el punto de vista monetario:

a) Perdida de la venta: El ingreso directo de la transacción de venta.
b) Perdida del cliente: El cliente puede no regresar a comprar si entiende que la empresa no llena sus necesidades.
c) Perdida de referidos: Como el cliente no ha recibido el servicio no dará referencia positiva a potenciales clientes que él conoce.
d) Impacto en la proyección de la empresa: De no controlarse el proceso, la empresa comienza a perder de los clientes existentes y deja de recibir prospectos.

Con asignar un valor de $1.00 a cada posibilidad (a modo de ejercicio); podemos ver que para una venta de US$1.00 que no se realice (por no tener el producto disponible), su costo de oportunidad es de $4.00.

Aproximadamente un 300% mayor que el valor real de la venta inicial.

Estar preparados significa mantener al día tus procesos, sistemas y políticas de servicio. Evalúa conscientemente tus operaciones y define las prioridades. El costo de oportunidad puede tener su origen en procesos internos y externos o; directos o indirectos.

Reducir costos, ahorrar o mejorar nuestros ingresos también consiste en… evitar “perder oportunidades”!

Creación y uso de mi primer Presupuesto (Parte II)

2011-08-07T15:18:00.000-07:00

En nuestra entrega anterior mencionamos dos fases de trabajo: Identificar y Simplificar. Estas dos actividades nos sirven, en esencia, para crear y dar forma a nuestro presupuesto.

A continuación la parte final de este artículo, donde esbozamos las sugerencias nuestras para llevar a la práctica (y aprovechar) el uso del presupuesto en nuestra empresa. Se consistente y metódico… y veras los resultados!

Define prioridades
De los gastos que has listado considera cuales son esenciales, críticos e inmediatos. Esto te ayuda a establecer prioridades y determinar las cantidades mínimas que necesitas para mantener la operación de la empresa. Debes incluir, por lo menos, los tópicos de: Materia prima, equipos y nomina; además de gastos de utilidades y transportación.

Implementa
El proceso de implementar un presupuesto es el más difícil, pues sobre todo es asunto de disciplina, voluntad, planificación y organización. Se deben evitar los “imprevistos” e ir trabajando de acuerdo a las partidas asignadas.

Una buena idea es asignar la responsabilidad del manejo del presupuesto por área. Cada gerente o supervisor es responsable de que se cumpla con el presupuesto de su departamento.

El presupuesto es un documento “vivo”. Úsalo para revisar mensualmente el avance de tus operaciones y establecer ajustes. Aprovéchalo para establecerle metas a tus empleados y, finalmente; revísalo y adecúalo a tus necesidades…continuamente!

Creación y uso de mi primer Presupuesto (Parte I)

2011-07-24T03:27:00.000-07:00

La mayoría de las empresas pequeñas y medianas no tiene un presupuesto establecido. Muchas entienden que el presupuesto equivale a “la cantidad de dinero” que debo tener en el banco para operar…

El trabajar con un presupuesto establecido nos ayuda a controlar nuestros gastos, maximizar los fondos existentes y, por lo tanto a ahorrar.

Sugerimos que crees tú presupuesto y lo implementes. Veras la diferencia reflejada no solo en el control de gastos, pero también en el aumento de la eficiencia, planificación y desempeño de tus empleados.

A continuación unas sugerencias para tus primeros pasos con el presupuesto:

Identifica
Comienza haciendo una lista de los gastos que necesitas cubrir mensualmente en tu empresa sobre todo aquellos que son esenciales para la operación de la misma. Puedes irlos listando por renglón, proceso o área operativa.

Desarrollar un presupuesto nos ayuda a visualizar el macro económico de la empresa y, más aun, estar conscientes de nuestras necesidades de flujo de efectivo.

Simplifica
Inicialmente utiliza partidas representativas de un área o departamento. No vayas al detalle especifico de cada “ítem”. Gastos globales promedio por mes pueden ser útiles y suficientes en esta etapa.

Como guía puedes usar de referencia los valores promedios históricos de los últimos dos años para definir los totales que vas a asignar a cada renglón.

Una vez completemos estos primeros pasos iremos a las dos etapas finales: Definir prioridades y la implementación. En la segunda parte de este articulo te daremos unos “tips” adicionales!

La planificación (logística) y la pérdida de dinero

2011-06-09T20:16:00.000-07:00

En la mayoría de las empresas se trabaja con el día a día. Se parte de la premisa de que cada empleado conoce (y sabe) lo qué tiene que hacer, cómo hacerlo y; lo más importante… cuándo.

En las empresas debe haber una planificación estratégica integrada a un Plan de Trabajo mensual, semanal y diario.

Ciertas actividades, aun cuando son recurrentes, pueden significar grandes pérdidas económicas si no llevamos a cabo la planificación adecuada. Ejemplos usuales son las paradas de producción por falta de material, atrasos en mantenimiento por error en la adquisición de piezas, etc.

Y es que entendemos que tomar tiempo para planificar…es una pérdida de dinero! Cuando realmente lo que puede significar una gran pérdida es, precisamente, el no “detenernos” a planificar. Este es un factor que nos afecta mucho, en Puerto Rico, pues dejamos todo para último minuto.

Es usual escuchar a gerentes de grandes empresas dar por “normal” (y aprobar) pagar más dinero por un servicio, simplemente porque la información va a llegar a último minuto…y no se puede hacer nada al respecto!

Planificar es también un cambio de cultura de trabajo en la empresa.

! Convocar una reunión a las 8:30 (porque sabemos que todos van a llegar tarde) para comenzar a las 9:00¡ Pagar más caro la entrega de un producto porque nos quedamos sin inventario….!

Comenzar con un área o departamento y lograr que las actividades comiencen a la hora prevista y, que los despachos salgan cuando se prometen pueden ser un primer paso (sencillo) para comenzar a ver los resultados económicos de la buena planificación.

! Una planificación adecuada (volumen y tiempo) nos brinda ahorros en: nomina, transporte, efectividad, costos de operación y, servicio al cliente entre otros!

Reducción de costos e Internet

2011-02-20T13:28:00.001-08:00

La reducción de costos en tu empresa se puede lograr de muchas formas: administrativa u operacionalmente. La manera más eficaz y que mayores frutos brinda depende del tipo de proyecto que se logre identificar.

Una forma sencilla es crear un proceso metódico de analizar las tres áreas (o componentes) básicas de una empresa, a nuestro entender: materiales, equipos y recursos humanos; para identificar oportunidades de reducir los costos o ahorrar dinero.

Es importante llamar la atención de que en todos y cada uno de estos existe un factor adicional que impacta los costos operacionales y administrativos de la empresa: la tecnología!

La tecnología puede reflejarse como un material nuevo, un equipo más preciso o un adiestramiento especial a un empleado. Tecnología también se refiere al tema de la computadora el uso del Internet.

Hoy día en el Internet tenemos infinito número de herramientas que pueden ayudarnos a ahorrar dinero o a reducir nuestros costos administrativos y operacionales. Programas de computadoras, mercadeo, publicidad y “networking” son algunas de las opciones que podemos obtener completamente gratis en Internet.

Adicionalmente hay opciones de ofertas especiales que podemos aprovechar si nos mantenemos atentos a las oportunidades, tal cual la que ofrece http://www.vistaprint.com/ donde te envían hasta 250 tarjetas de presentación completamente gratis…una excelente opción no solo para las empresas establecidas, pero también para aquellas PYMES que inician sus negocios con bajo presupuesto.

Haz tu análisis, explora opciones. Considera utilizar empresas que (aun cuando ofrecen opciones gratis) ya tienen un nombre y son reconocidas, como es el caso de http://www.microsoft.com/ que te ofrece un antivirus completamente gratis (security essentials).

Aprovecha el Internet es una de las mejores opciones para ahorrar dinero y mantener tu negocio…a la vanguardia!

Incrementa Tus Ventas Reduciendo Tus Costos

2010-10-03T05:30:00.000-07:00

Incrementar nuestras ventas suele ser el objetivo primordial de nuestros esfuerzos por lograr mayores ingresos. Estrategias, personal y esfuerzos muchas veces no llegan a las conocidas “metas de ventas”.

Proponemos la utilización un método no tradicional al cual llamamos: “Teoría del Internet”. Se basa en generar un volumen masivo de ventas (no importa el producto), tomando en cuenta dos características principales:

a) Crear un factor que promueva la compra masiva
Puede ser una oferta especial, cantidad de producto que recibe el cliente vs pago o, un precio de “competencia”. De competencia significa que mi margen de ganancias está por debajo del estándar de la industria o sector que representa mi empresa.

b) Asegurar la recurrencia de la compra
Significa la posibilidad de mantener activo el factor que promueve la compra. Es determinar la estrategia para que el factor sea una norma vs la excepción. Aquí entra el aspecto de cambio de cultura de la empresa más que una simple estrategia de negocios. Es visualizar la diferencia entre ganar $100 en 1 cliente o; $10… (siempre) en 100 clientes!

El planteamiento es ofrecer un precio de venta con un margen de ganancias lo más bajo posible mediante la reducción de los costos dentro de la empresa. Al reducir los costos operacionales (manufactura, administración, logística, suplidores, distribución, mercadeo, ventas) puedes reducir el precio de venta significativamente sin tener que preocuparte por los ingresos necesarios para operar la empresa.

Cuando reduces costos aumentas tus ganancias de dos formas: 1.- Aumento de Volumen: Aumento de cantidad de unidades x margen de ganancia = mayores ingresos. 2.- Ahorros: Reducir costos = ingreso adicional (partida no gastada).

¡Reduce tus costos, ahorra y… baja los precios para aumentar tu volumen de ventas o; aumenta tus ventas drásticamente para diluir tus costos (por unidades producidas) y, de esta forma, también ahorras y generas más ingresos!

¡La decisión… y la oportunidad está en tus manos! ¡Puedes contar con nuestro apoyo!

Recursos Humanos estableciendo “Modelos de Ahorro” (Parte III)

2010-08-15T05:30:00.000-07:00

Existen alternativas de trabajo que el departamento de Recursos Humanos puede llevar a cabo para proyectar y definir su aportación económica (valor agregado) a la organización, entre ellas:

Implementación del Concepto “Slow Movement” que propone un proceso de capacitación y redefinición de procesos centralizado en el desempeño efectivo del empleado; donde se sugieren cambios en los sistemas de supervisión y en la asignación de responsabilidades, para llegar al apoderamiento real del empleado.

Las dinámicas de “Telecommuting” que maximizan el uso de las facilidades de la empresa, la reducción de los costos fijos y la optimización de la distribución de los beneficios a los empleados; sin necesidad de reducir el número de empleados.

Con esta iniciativa se pueden ahorrar unos $8,300 por cada empleado en electricidad, rotación de personal y ausentismo; además de los posibles ahorros en seguridad, mantenimiento, estacionamiento, cumplimiento con ADA y; por supuesto, en el consumo de café...

Los empleados por su parte pueden ahorrar entre $3,400 - $10,500 en transporte y otros costos relacionados al trabajo; incluyendo la eliminación del pago del cuido de los niños.

El Empresarismo Corporativo donde se proponen cambios en la cultura de trabajo, en la interacción entre los departamentos y; en las dinámicas de comunicación y manejo de información dentro de la empresa versus las iniciativas tradicionales de trabajo en equipo.

La creación y desarrollo de “Empresas Sustentables” que comprende el balance e integración de diferentes iniciativas para: 1ro. Hacer rentable (transformar) la empresa, 2do. Insertar la organización a la Comunidad y; 3ro. La utilización y aprovechamiento de los conceptos “green” para reducir los costos energéticos de la empresa y proyectar la imagen de defensa del medioambiente.

Todas estas iniciativas tienen el potencial de brindar resultados tangibles, los cuales dependen, para su implementación, de la actitud y pasión de la persona al frente del Departamento de Recursos Humanos.

Necesitamos Gerentes que tomen y asuman el riesgo, creen nuevas estructuras y proyecten una nueva imagen de las funciones y responsabilidades del Departamento de Recursos Humanos.

Es el momento de ser “creadores”… no seguidores! ¡El concepto “riesgo calculado”…no existe!

Recursos Humanos estableciendo “Modelos de Ahorro” (Parte II)

2010-07-29T17:40:00.000-07:00

¡El Gerente de Recursos Humanos debe dejar de ser “adaptable a los cambios”! Cuando te adaptas a los cambios eres un seguidor. Ya hemos visto las innumerables dinámicas de trabajo en las empresas, donde se invierte gran cantidad de dinero (por ser la “corriente del momento”; aun cuando los resultados -se sabe con anticipación- no necesariamente van a ser tangibles.

Hoy tenemos múltiples e innovadoras opciones donde el departamento de Recursos Humanos puede aportar al aumento de las utilidades de la empresa, creando proyectos de ahorro o reduciendo los costos operacionales; pero debe hacerlo desde la perspectiva de generar de un cambio cultural en la empresa, para que el proceso sea costo-efectivo. Actuar como un elemento catalítico… ese es el valor agregado de Recursos Humanos.

La administración de los recursos de la empresa (humano y de capital) debería estar basada en desarrollar continuamente paradigmas que vayan conforme a las nuevas tendencias de hacer negocios hoy día. Recursos Humanos puede identificar iniciativas que sean coherentes con el propósito (versus Misión) principal de la organización y definir objetivos -resultados esperados- (versus Misión) que vayan acordes con las metas económicas de la empresa.

De esta forma podemos posicionar al departamento de recursos Humanos como un ente indispensable -o colaborador estratégico- dentro de la estructura de la empresa; contrario a la tendencia que cada día vemos en nuestras organizaciones donde se reduce el personal del departamento y se sustituyen las funciones por sistemas automatizados, como única opción para reducir los costos operacionales.

El “carácter” humano del departamento de Recursos Humanos no puede sustituirse ni medirse desde el mero aspecto económico de la ecuación.

Recursos Humanos estableciendo “Modelos de Ahorro” (Parte I)

2010-06-25T17:38:00.000-07:00

La Alta Gerencia, en las grandes corporaciones, se han acostumbrado a recibir de RH las mismas iniciativas (con diferentes nombres), los mismos servicios (en el caso de los consultores) y; lo más interesante… los mismos resultados; pero con mayores inversiones.

Cada día se visualiza más al Departamento de Recursos Humanos como un centro de costo; se buscan alternativas para reducir el presupuesto de la empresa mediante la reducción de la estructura del departamento de Recursos Humanos, la centralización de las funciones o el subcontrato de servicios (outsourcing).

Recursos Humanos usualmente crea su presupuesto enfocado en la capacitación, la nómina (servicios y beneficios a empleados) o el desarrollo de actividades; pero la pregunta es: ¿Cómo medir el retorno de inversión de estos gastos? ¿Podemos maximizar el presupuesto asignado a Recursos Humanos?

Empresas y organizaciones de vanguardia hablan del concepto de “Corporate IQ”, un tema que aún no se desarrolla en nuestro país, donde se plantea el término “creación destructiva” que redefine la diferencia entre creatividad e innovación. La creatividad debes usarla como herramienta no como fin.

La innovación es la capacidad de implementar la idea… Una buena idea que no se puede implementar no es rentable, aún cuando esté “de moda”. Para que la Gerencia comience a considerar a Recursos Humanos como un departamento que aporta a la empresa, desde el punto de vista financiero, definitivamente debe moverse a otra dimensión de trabajo.

Una inversión o un gasto

2010-05-29T17:42:00.000-07:00

La mayoría de las empresas tienen la oportunidad de mejorar sus operaciones y a la vez reducir sus costos, es mucha cuestión de perspectiva y estrategia de negocio.

El porqué algunos empresarios son más exitosos que otros tiene mucho que ver con la toma de decisión, actitud y riesgos que se tomen en un momento determinado.

Recientemente presente un proyecto a una empresa donde el ahorro proyectado (a 3 años) era de cerca de $500,000. La decisión fue no llevar a cabo el proyecto porque no querían revisar los términos con el actual suplidor; y los riesgos que significaba ello; dado que había estado dando el servicio por varios años.

Si queremos optimizar nuestra operación y efectividad operacional debemos estar conscientes de lo siguiente:

a) Siempre hay un riesgo presente
No hay “riesgos calculados”. Tenemos que afrontar los riesgos “manejándolos” adecuadamente. Para lograr mejorar, primero debemos tomar la decisión de hacerlo.

b) Es posible realizar cambios (nada es estático)
La única forma de optimizar es haciendo algo diferente. No hay solución desde las mismas premisas que llevaron al problema. Si quieres una solución tienes que crear el cambio.

c) En ocasiones debemos “invertir” (corto plazo) para poder obtener un ahorro (a largo plazo).
Muchas alternativas de ahorro puede manejarse sin necesidad de realizar un desembolso de capital. En algunos casos es la única manera de lograr alcanzar el objetivo propuesto. Debemos aprender a diferenciar lo que es “gasto” de “inversión”.

Cuando “gastamos” no hay un retorno de inversión tangible (ROI). Cuando invertimos lo hacemos basados en la posibilidad de generar un ROI al menor plazo posible. Mientras menor sea el periodo para recuperar la inversión, mejor será la factibilidad de realizar el proyecto.

Al considerar llevar a cabo proyectos de reducción de costos, en tu empresa, siempre ten presente el impacto directo en los procesos, los procedimientos y el recurso humano (empleados). El objetivo primario de reducir el costo operacional es maximizar las ganancias de la empresa…para beneficio de todos sus componentes.

Un proyecto de Reducción de Costos, bien desarrollado, debe ser presentado sobre estas premisas de integración!

Ahorro en el Sistema de Iluminación

2010-02-15T17:16:00.000-08:00

Una de las áreas de mayor oportunidad para ahorrar dinero es lo referente a la iluminación y los sistemas auxiliares complementarios. Usualmente las empresas que brindan este servicio ofrecen la oportunidad de utilizar lámparas de menor consumo, aunque de la misma tecnología. Hoy día tenemos disponible nuevas alternativas resultados de los adelantos tecnológicos. Hablemos de dos (2) nuevas opciones:

1. Lámparas de Inducción
Mucho más costo-efectivas que las lámparas tradicionales y con posibilidad de reducir el consumo de energía en mayor cantidad por unidad de lámpara. Se puede obtener hasta un 60% al reemplazar lámparas de 40w por lámparas de solo 15w y con similar capacidad de iluminación.

Dado que el sistema de inducción está basado en la tecnología de fuerza magnética no necesitan los “ballast” convencionales para operar, lo cual (en promedio) significan unos 4w adicionales. La eliminación del “ballast” representa también menos generación de calor que afecte el aire acondicionado, en los casos de las oficinas.

2. Lámparas de Tecnología LED
Una tecnología simple que hoy se aplica por su capacidad de mejorar la iluminación, con menos consumo e incluso puede aplicarse reduciendo el número de lámparas instaladas. Puede significar una inversión inicial mayor, pero tienen mayores horas de uso (80,000 horas versus las 18,000 de una lámpara fluorescente convencional).

Ventajas y Beneficios
 Ahorro en costo energético anual
 Elimina uso (costo) de “ballast”
 Elimina consumo energético del “ballast”
 Ahorro en mano de obra de mantenimiento
 Reducción de los costos energéticos por aire acondicionado

Estos sistemas tienen un Retorno de inversión (R.O.I.) relativamente corto (menos de 2 años), pero para maximizar el mismo sugerimos crear un programa integrado de reducción del costo de la energía eléctrica con iniciativas adicionales, tales como:

a. Instalación de sensores de movimiento
b. Redefinición de la distribución de las lámparas
c. Uso de colores claros
d. Reemplazo de las planchas protectoras traslucidas de las lámparas
e. Maximizar el uso de cristales y luz natural

No olvides analizar las opciones de energía solar y sus diferentes alternativas!

Francisco Santana
VASA Consulting Group
Telf. (787) 645-5840
f.santana.m@gmail.com

El Diseño arquitectónico como Herramienta de Ahorro

2010-01-07T19:16:00.000-08:00

Hoy día el tema de moda son las iniciativas “verdes” y sus diferentes perspectivas que impactan nuestra calidad de vida, desde lo alimenticio hasta lo decorativo, lo utilitario y, no menos importante; todo aquello que refleja un beneficio económico.

La estética tanto en el diseño de hogares como de empresas juega un papel vital, pero… que tal si además de este aspecto tomáramos en consideración los potenciales ahorros derivados de un diseño cuidadosamente planificado (¿?).

A continuación te ofrecemos algunos puntos que puedes tomar en cuenta al diseñar o remodelar tu entorno laboral o familiar:

En el Hogar
a) Utiliza techos altos que permitan crear un espacio superior para retener el aire caliente
b) Considera el uso de ventanas de batientes (tipo puertas) o de celosías anchas que aseguren la ventilación directa al abrirlas
c) Coloca ventanas en extremos opuestos y cruzados (en Xs) para asegurar el flujo de aire a través del área o habitación en cuestión
d) Instala abanicos de techo solo en aquellas áreas donde la altura del mismo sea mayor a 7 pies
e) Coloca las puertas de frente a la dirección desde donde sopla el viento
f) Instala en el techo un “tragaluz” (bloque de cristal transparente) en las áreas de uso común, tales como pasillos, terrazas, corredores, cocina, sala de estar, escaleras, etc.
g) Coloca los aires acondicionados en las paredes donde no les dé el sol directo.
h) Siembra arboles en el lado de la casa que recibe los rayos directos del sol
i) Minimiza las áreas exteriores con cemento

En el trabajo
a) Instala abanicos de techo en la Planta y ventiladores laterales
b) Sustituye varias unidades (“planchas”) del techo por unidades translucidas.
c) Considera la instalación de extractores de techo que funcionan con el mismo flujo del aire
d) Instala sistemas de “doble puerta” en aquellas áreas donde usas refrigeración para así mantener fuera el aire caliente.
e) Utiliza bombillas y lámparas de “inducción”, pues consumen menos energía y producen más iluminación por igual cantidad de vatios.
f) Coloca las oficinas en el lado contrario a donde cae el sol.
g) Colecta el agua lluvia y utilízala para limpieza de la planta, equipos, descarga de los baños, etc.
h) En dos niveles, utiliza escaleras en vez de ascensores.
i) Utiliza paneles solares en el techo: como fuente de energía y para aislar el calor

Adicionalmente recuerda que el uso de metal aumenta la temperatura y retiene por más tiempo el calor. Si puedes utiliza madera o plástico, pues sirven de aislantes del calor y del ruido, a la vez que podrían ser más económicos que otros materiales usualmente utilizados en la construcción.

Altura, espacio e iluminación son los componentes que debes mezclar al diseñar tu espacio! El balance de estos te brindará comodidad, holgura y claridad; pero más importante aún… calidad de vida y, beneficios económicos!

Reducción costo del Empaque

2009-09-20T07:19:00.000-07:00

Todas las empresas, de una forma u otra utilizan algún tipo de empaque para sus productos. El empaque comprende desde el envasado individual (mínima unidad) hasta la preparación, para despacho en volumen, en “paletas” (medio de manejo de cargas en un soporte de madera).

Este renglón, dentro de lo que es el área de manufactura, en algunos casos puede representar más del 30% del costo del producto. Esto así, pues el empaque en su definición más simple (y abarcadora a la vez) es prácticamente el único medio que utilizamos para “proteger” el producto.

Hay varias formas en que podemos reducir el costo de nuestro material de empaque:

1. Rediseño en sí del empaque
Este paso es el más completo dado que puede analizarse varias vertientes. La reducción del costo del empaque por rediseño puede incluir cambio de forma, colores, tapas, sellos y etiquetas.

2. Reducción del tamaño
Además de ahorro en el material la reducción en el tamaño del empaque puede ayudarnos a proteger mejor la mercancía o producto. Puede darle mayor resistencia o fortaleza al empaque. Es importante tomar en cuenta el aspecto de mercadeo del producto cuando se analiza este aspecto.

3. Estandarización para varios productos
Crear y utilizar un empaque para varios productos es una de las formas más sencillas y eficaces de ahorrar dinero en la empresa. Puedes ahorrar en el costo del material de empaque y en el manejo del inventario. Es importante que el análisis sea detallado para que se consideren las variables adecuadas.

4. Creación de empaques genéricos
El empaque genérico se refiere al diseño de empaques donde solo varia la identificación del producto. No es lo mismo que la estandarización. Se ahorra en tinta, ajuste de la línea de producción y costo de inventario.

5. Material alterno
Se refiere al cambio de cartón o papel a plástico o similar. Puede ser lo contrario u otro material apto para manejar el producto. El uso de materiales alternos nos ayuda también a identificar nuevos proveedores con los consiguientes ahorros.

6. Re-uso y reciclaje
Al considerar la revisión de nuestros costos de empaque podemos considerar la alternativa de crear un empaque que pueda ser reusado por varios ciclos. Esto puede generar un ahorro significativo para la empresa. Hay que tomar en consideración el costo de la logística de manejo del material para su reutilización.

La otra opción dentro de este aspecto es el uso de empaques fabricados con material reciclado.

Evalúa las opciones que te ofrecemos y analiza el potencial de ahorro que hay en tu empresa. Si tienes la ayuda adecuada puedes hacer un estudio para determinar la viabilidad de aplicar estas ideas en tu empresa. Es una medida de ahorro donde no tienes que invertir!

Personal con experiencia puede ayudarte a determinar cual es la más factible, incluyendo la opción de integrar al mismo tiempo más de una alternativa. Comunícate con nosotros!

EL B.O.M. (Bill of Materials)

2009-09-06T17:13:00.000-07:00

El B.O.M. , que en español se traduciría como el “detalle de los Materiales” , es una recopilación de todos los componentes de un producto y su precio (costo) correspondiente. Más que un recuento de los componentes del producto es una herramienta para determinar el costo real del producto y sus fluctuaciones.

Algunos de los beneficios del B.O.M son:

a) Permite determinar el costo real del Producto
Se detalla cada componente del producto con las cantidades que se utilizan. Se incluyen los precios actualizados de cada componente para reflejar la realidad del mercado.

b) Asegura que se incluyen todos los componente
El listar los componentes del producto e irlos definiendo la misma secuencia que se utilizan al fabricar el producto nos asegura que hemos incluido cada una de las partes que necesitamos.

c) Estandariza la fabricación del producto
Una vez definido el BOM se puede utilizar como parte del Proceso Estándar de fabricación para asegurar así la calidad y consistencia del producto cada vez que se fabrica.

d) Permite crear una estrategia sólida de precios
Al utilizar el detalle de cada componente podemos determinar márgenes más precisos de ganancia para aplicar al precio de venta. Podemos evaluar los márgenes y rangos con los cuales podemos variar nuestro precio de venta al mercado.

e) Facilita reaccionar a los cambios en los costos de la materia prima
Si tenemos variación en uno de los componentes podemos determinar fácilmente en qué medida afecta nuestro precio de venta. Podemos corregir en el momento (instantáneo) el precio de venta, si determinamos ( a través del BOM) que hay un impacto tangible en nuestra operación.

f) Simplifica los procesos de desarrollo del presupuesto
Si el BOM ha sido desarrollado conscientemente puede servir de base para desarrollar el presupuesto, pues son permite determinar con precisión las necesidades futuras de cada componente del producto e incluirlo en el presupuesto.

Mantener al día el BOM de cada uno de tus productos es esencial para que la herramienta te sea útil. Una vez tengas tu BOM lo puedes utilizar junto con el “punto de equilibrio” y crear la estrategia adecuada para maximizar el manejo de efectivo en tu empresa.

Hay métodos sencillos de mantener el B.O.M actualizado. Utilízalo cada vez que tengas un cambio de precio de un suplidor, un proveedor o quieras cambiar tus precios del mercado. Recuerda que el BOM lo puedes desarrollar tan detallado como te sea conveniente.

¡Si quieres reducir tus costos operacionales…utiliza tus B.O.M!

Reducción del Costo de Energía Eléctrica

2009-08-25T17:47:00.001-07:00

Uno de los temas que primero se menciona cuando hablamos de reducir costos en una empresa es lo referente a los costos de energía eléctrica, agua, refrigeración, enfriamiento, aire, vapor, etc. En el caso de la energía eléctrica hoy día está de moda mencionar la “energía renovable” y las soluciones que llamamos “Green”.

En procesos normales hemos observado que algunas empresas que trabajan el tema de reducción del costo de la energía eléctrica recomiendan cambiar los sistemas de iluminación de bombillas incandescentes (ya casi no se utilizan) a lámparas fluorescentes.

Las lámparas fluorescentes, que en sus inicios eran una solución ideal, hoy día tienen unas restricciones que debemos comenzar a tomar en cuenta, entre estas:

a) Contaminación ambiental; dado el mercurio que tienen en su interior y que usualmente no se dispone de ellas con el procedimiento adecuado.

b) Impacto en la salud; dada la exposición (cuando estamos sentados en el escritorio) nos exponemos a vapores de mercurio que pueden afectar la salud.

c) Generación de calor; que afecta la efectividad del sistema de refrigeración y por lo tanto aumenta el costo de refrigeración.

d) Costo de repuestos; incluyendo el mantenimiento, reemplazo de tubos y del “ballast” (capacitor).

Hay en el mercado una nueva solución mucho más efectiva y económica que puede ayudar a reducir drásticamente los costos de energía eléctrica hasta en un 70% y con un retorno de inversión promedio de 12-18 meses.

Hablamos del sistema de iluminación por “inducción” donde la luz se produce por la excitación de los electrones en un gas inerte mediante la fuerza de un campo magnético. La lámpara de inducción funciona en temperaturas de hasta -40 grados. Traen instalado un “ballast” electrónico que permite su funcionamiento y durabilidad de hasta 100,000 horas de uso continuo.

En nuestras alternativas de reducción de costos que presentamos a las empresas incluimos los sistemas de inducción junto con las lámparas de LED, sensores y otras opciones. Las sugerencias de ahorro que se ofrecen no están sujetas a eventualidades ni “factores de corrección” que usualmente son valores aleatorios e impredecibles.

Para mayor información puedes contactarnos al (787) 645-5840

El Presupuesto como herramienta de ahorro

2009-07-27T19:48:00.000-07:00

Muchas compañías no suelen utilizar presupuesto en su dinámica normal de trabajo, pues no le ven la utilidad práctica en el día a día. Aún cuando es un recurso meramente contable (financiero) que la mayoría de las veces lo trabajan las grandes empresas para prever sus gastos y determinar las necesidades de efectivo, un aprovechamiento adecuado del mismo puede ayudarnos a desarrollar muchas facetas del negocio.

En este caso veamos el potencial de uso del presupuesto, desde el punto de vista de ahorro de costos:

a) Como herramienta de análisis
Un presupuesto bien establecido asegura la disponibilidad de datos confiables que reflejan la realidad de la empresa. Para desarrollar un proyecto de ahorro es esencial contar con una base de datos depurada y precisa.

b) Para la identificación de partidas criticas
En un presupuesto podemos encontrar las partidas donde la empresa esta reflejando grandes gastos, clasificados por departamento, área, ítems, persona responsable, etc. Es la forma mas simple de iniciar la creación de un Programa de ahorro que enfoque resultados a corto plazo.

c) Al establecer métricas de control
El presupuesto nos permite definir gastos máximos para ciertos ítems creando así un sistema de monitoreo de áreas sensitivas. Puede utilizarse para llevar a cabo auditorias periódicas de resultados económicos de los diferentes departamentos y crear así una dinámica de respuestas y ajustes rápidos a variables fluctuantes.

d) Para maximizar el manejo de efectivo
El trabajar con presupuesto es una forma indirecta de “asignar” fondos para una rea o departamento. Al verlo así establecemos los limites de uso, pero también definimos al mismo tiempo donde se utilizaran los fondos disponibles. De esta manera estamos maximizando nuestro flujo de efectivo.

El presupuesto es una herramienta que debe utilizarse en conjunto con el concepto de B.O.M. (Bill of Materials) y el de “punto de Equilibrio”. Si lo trabajamos individualmente tendremos un recurso contable mas y, una poderosa herramienta…sin aprovechar!

Comienza a utilizar el presupuesto como herramienta de trabajo.
Haz una revisión mensual de los resultados de tu empresa.
Compara la revisión con las proyecciones del presupuesto.
Identifica las partidas fuera de control
Determina los gastos recurrentes
Busca las causas…

… y comienza a ahorrar!!

Alcance de un Programa de Reducción de Costos

2009-06-25T18:36:00.000-07:00

Para responder a esta simple interrogante primero debemos definir el “concepto” -Programa de Reducción de Costos-.

Cuando se habla de reducir costos las compañías usualmente solo visualizan o identifican las áreas donde puede “recortar” (reducir) lo que entienden son gastos.

Es frecuente que se eliminen partidas como publicidad, mercadeo, adiestramientos o; más crítico aún, a los empleados que entienden ya no son necesarios en ese departamento. Establecer un Programa de Reducción de Costos conlleva envolver a toda la compañía, los niveles administrativos, puestos y áreas operativas.

El Programa es un esfuerzo de la empresa por crear, generar y establecer un cambio en la cultura administrativa.

Hay varias consideraciones que sugerimos se tomen en cuenta al momento de implementar un Programa de Reducción de Costos, entre estas:

I. Crear un Plan de Trabajo
Desarrollar un esquema de trabajo ("schedule") asignando personas responsables, tiempos para alcanzar las metas, áreas donde se trabajaran las reducciones de costos, sistemas de reportes, etc.

II. Identificar las áreas críticas
Determinar, de todas las opciones posibles, cuales áreas son más críticas y cuáles tienen mayor potencial para obtener resultados tangibles a corto plazo.

III. Establecer metas y definir las métricas de control
Se pueden determinar los porcentajes de reducción de las partidas que se van a trabajar. El uso del presupuesto puede ayudar a determinar las partidas factibles de trabajar. En esta etapa también se decide cómo se van a medir los resultados de la reducción de costos.

IV. Considerar el objetivo como un resultado integrado
Aun cuando hay áreas donde podemos lograr resultados rápidamente, y que son identificables a primera vista; se sugiere que se considere como “el objetivo” a la suma de los ahorros que se van a lograr a través de toda la empresa.

V. Envolver a toda la empresa en el proceso
El lograr que toda la empresa participe es la única forma de poder establecer (implementar) una nueva Cultura Empresarial exitosamente. Este proceso crea apoderamiento y permite que las metas se proyecten a largo plazo, no como un esfuerzo momentáneo.

Para finalizar, no olvidemos tener presente lo siguiente:

1. Hay que crear un sistema de comunicación interna desde el inicio del Programa de forma que se mantenga a todos los participantes informados de los avances y logros del proyecto y;

2. El Reducir los costos…cuesta. Esto significa que en algunos casos habrá la necesidad de invertir para, a largo plazo, obtener el horro que buscamos...

f.santana.m@gmail.com

Costos Externos

2009-06-16T20:34:00.000-07:00

A diferencia de los costos internos donde, en cierta medida, tenemos el control de los mismos; en los costos externos tenemos un control parcial o nulo. El costo externo lo referimos a las variaciones en los precios del mercado regidos por la oferta y la demanda en la cual están nuestros suplidores envueltos.

En términos generales dependemos de las condiciones que nos ofrece un tercero, esto es, siempre y cuando nuestra dinámica y estrategia de negocios no sea flexible. Podemos considerar como costos externos:

a) Nuestros proveedores y suplidores
Se refiere a aquellos que nos proveen la materia prima, material de empaque, etc. El proveedor puede ser tanto de productos como de servicio, pues en muchos casos directa o indirectamente estos costos se ven reflejados en nuestro producto.

b) Departamentos dentro de nuestra misma organización
Se aplica a los casos donde tenemos productos en proceso, donde otro departamento inicia parte del proceso (nos suple como materia prima) o donde un servicio recibido es necesario para completar el proceso productivo (calidad, logística, trasportación, etc.

Para poder tener el control de dichos costos podemos utilizar algunas de las siguientes herramientas de trabajo:

1. Trabajar con más de un suplidor.
Tener más de un suplidor nos permite “jugar” con la oferta y la demanda del mercado.

2. Renegociar los precios a base de volúmenes proyectados de compra
Podemos asegurarle un volumen de compra al suplidor, siempre y cuando nos de un precio estable por un periodo razonable.

3. Realizar alianzas estratégicas para asegurar la estabilidad de los precios.
Reducir los costos de almacenamiento recibiendo directamente desde las líneas de producción del proveedor o almacenando en las facilidades de este.

4. Asegurar el mínimo de productos en proceso o defectos de calidad
Aumentar la eficiencia de forma tal que no necesitemos horas extras de trabajo de los departamentos de apoyo, como son Calidad, logística, mantenimiento, etc.

Al implementar ideas como las ya mencionadas podemos reducir el impacto de los costos indirectos y tomar “cierto” control de nuestros costos. Al lograr esto podemos entonces iniciar el camino final hacia la implementación de un Programa éxitos de Reducción de Costos!

Costos Internos

2009-05-20T20:15:00.000-07:00

Para fines de implementar adecuadamente un Programa de Reducción de Costos es recomendable tener claramente establecido el alcance de los resultados de nuestra gestión. La definición, para fines de facilitar la identificación, de los diferentes “tipos” de costos es vital para desarrollar un programa efectivo de ahorros y reducción de costos.

En este caso, además de los costos tangibles e intangibles debemos hablar de otra clasificación: Costos Internos y Costos Externos.

En su explicación más simple, los costos internos, como su nombre lo indica, se refieren a aquellos costos que son “internos” o propios a la organización. Más importante aun, son costos que se generan dentro de la empresa y de los cuales podemos decir que tenemos algún tipo de control.

Los costos internos son nuestro punto focal de trabajo pues, a diferencia de los costos externos, tenemos la posibilidad de trabajar con ellos, administrarlos y controlarlos. Los costos internos pueden ser tangibles o intangibles (ver artículos anteriores).

Podemos identificar áreas de oportunidad en los costos internos mediante el análisis del presupuesto versus los resultados mensuales de las operaciones. Las partidas más altas tendrán prioridad de análisis; así como la recurrencia de las mismas.

Una partida alta puede ser resultado de un problema particular de ese mes (rotura de un equipo) y no necesariamente una partida donde se están generando perdidas; de ahí la importancia del análisis de la recurrencia.

Una vez identificadas las partidas más críticas (primero) se sugiere llevar a cabo los siguientes pasos:

a) Determinar costo anual de la partida (proyectar la pérdida anual)
b) Identificar recurrencia (si es un gasto que se genera todos los meses)
c) Determinar el “costo histórico” (¿desde cuándo se está generando este gasto?)
d) Calcular las pérdidas acumuladas a la fecha
e) Identificar las causas que generan el costo (análisis de procesos)
f) Presentar solución (alternativas a largo plazo)
g) Calcular el ahorro potencial

Este procedimiento puede ser aplicado a cada uno de los costos internos que identifiquemos, tangibles o intangibles. Lo más importante es ser consistentes y metódicos en el análisis de las variables; pues el éxito de un buen programa depende en un 85% de lo efectivo que seamos con el manejo de nuestros costos internos!

Costos Tangibles

2009-04-10T06:06:00.000-07:00

Los costos tangibles, como su nombre lo indica, son fáciles de determinar dentro de una empresa.

Cuando hablamos de costos en la mayoría de casos estamos haciendo referencia a los que son tangibles.

Un análisis más detallado nos lleva a las variaciones de estos y sus diferentes vertientes.

Por naturaleza son fáciles de identificar, pero no necesariamente fáciles de controlar. Muchas veces partimos de la premisa de que son costos que “deben” estar presentes, sin cuestionarnos la naturaleza o el impacto de los mismos.

Lo primero que debemos hacer es ir a nuestro presupuesto y determinar cuales son las partidas críticas que tenemos allí. Critico para nosotros puede ser las más altas (valores fuera de lo esperado), las más sensibles a las fluctuaciones del mercado (materia prima), las que más flujo de efectivo requieren (nomina), etc. Una vez tenemos identificadas dichas partidas debemos iniciar el proceso de “subdividir” las mismas en sus componentes mas pequeños.

A cada partida pequeña le asignamos su valor correspondiente y creamos un análisis del comportamiento histórico de por lo menos los últimos 6 meses. Aquí identificamos, entre otras cosas: a) Fluctuación del mercado, b) Variaciones internas (esperadas), c) Problemas de procesos y sistemas y, d) Causas ajenas a nuestro control.

Los siguientes pasos sugieren iniciar con las partidas más grandes, identificar las causas que la generan, corregir las mismas y, lo más importante, implementar medidas de control para evitar (o minimizar) la recurrencia.

Es importante tener presente que encontraremos casos donde tenemos “el control” directo del costo analizado (costos internos); mientras que en otras situaciones dependerá mas de nuestra dinámica de “negociación” ya que están bajo la discreción de suplidores, proveedores, etc. (costos externos).

En cualquiera de las circunstancias lo esencial es la identificación e implementación de métricas de control.

EL manejo de los costos tangibles, al igual que el Programa de Reducción de Costos, es una iniciativa que debe darse en todas las áreas y centros productivos de la empresa. No puede ser un esfuerzo aislado del departamento de Finanzas.

Es una responsabilidad compartida que todos debemos fomentar y reforzar!

Impacto de los Costos Intangibles

2009-03-19T20:06:00.000-07:00

Tal cual ya habíamos señalado, los costos intangibles tienen el inconveniente de que no son fácilmente identificables ni medibles. Usualmente los costos intangibles se “miden” en base a parámetros ya estandarizados en la industria o rangos pre-establecidos.

Las ausencias, tardanzas o rotación del personal se miden en % dando por resultado la evaluación de los mismos como “positivos” siempre y cuando no excedan “x” valor dentro del rango establecido por la empresa. De igual forma se miden otros parámetros como son los robos, eficiencia, etc.

Sin embargo las estadísticas muestran que el 33% de los empleados part-time roba más que los empleados a tiempo completo; el 30% - 40 % de los negocios fallan por robo de los empleados, los negocios pierden un promedio de $9.00 por empleado diariamente y; el 21 % de los empleados piensan que a las empresas no les afecta lo robado.

En cada uno de estos casos notamos que hay un factor subjetivo tanto para la determinación (medida) del valor real, como para la dinámica de poder controlar dichos costos. Sin embargo, ese mismo valor subjetivo puede ser percibido de forma diferente si llevamos el mismo a un término de “dólares y centavos

En el caso, por ejemplo, de la rotación de personal donde se habla de que un 3% es un valor aceptable en RH; lo veríamos de forma completamente diferente si nos referimos al mismo en su valor monetario equivalente de (digamos) $50,000.00 dólares.

Todos los costos intangibles tienen un valor económico que afecta nuestra empresa. Lo importante es buscar la forma adecuada para “asignar” un valor económico a estos. El asociar una unidad de medida a la actividad o situación facilita el proceso de “valorizar” esos costos; ejemplo de ello: días en que se da el hecho, la frecuencia, cantidad, horas, personas envueltas, etc.

Como dinámica efectiva se debe establecer un Programa interno para identificar los costos intangibles, esto redunda en una mayor efectividad y productividad de la empresa, entre otras cosas.

Decídete hoy e inicia tu plan de trabajo para maximizar tus operaciones!

Tipos de Costos

2009-02-28T04:23:00.000-08:00

Al tratar el tema de reducción de costos debemos estar conscientes de qué estamos buscando. Una vez definamos las razones (objetivos) por las cuales queremos reducir los costos operacionales dentro de nuestra empresa, el siguiente paso es “descubrir” esos costos.

Y hablamos de “descubrir”, pues algunas veces pasamos desapercibidos algunos componentes críticos importantes en el análisis de costos. También es importante establecer la diferencia entre lo que es un costo y lo que es un “gasto”. En palabras simples el costo es un valor que podemos mejorar o controlar. El gasto es un valor que tenemos que desembolsar sin necesariamente tener opción de controlar o evitar.

Ya en la dinámica de hacer un análisis de costos hay dos grupos principales que debemos considerar.

Primer grupo: Es más referido a la forma de identificar el costo (objetiva o subjetivamente) y la “facilidad” para definir el mismo de forma consistente y que refleje la realidad de la empresa.

Costos tangibles: Pueden identificarse fácilmente, son resultado de deficiencias del proceso, problemas con materiales, calidad, horas extras, etc. Son los costos que usualmente contabilizamos, pues no requieren mayor esfuerzo y por su naturaleza se reflejan de inmediato en nuestras operaciones.

Costos intangibles: Son más difíciles de identificar, pues están sujetos a una percepción subjetiva de quien los mide. Usualmente están referidos a “rangos preestablecidos” por la industria. Ejemplo de ello es el uso de % para determinar la rotación del personal, el prorrateo de las horas de un empleado en varios productos, etc.

Un Segundo Grupo: se refiere a la posibilidad de la empresa de tener el control en el manejo de lso mismos. Es el potencial de la empresa de dominar las variables relacionadas al mismo.

Costos Internos: Incluimos aquí todo aquello que directamente impacta nuestro proceso productivo, incluyendo: procesos, recursos, sistemas, documentación, estructura organizacional, etc. Son “internos” a la empresa, podemos presupuestarlos, evaluarlos, controlarlos, darles seguimiento y ajustarlos conforme a las actividades de la empresa. Depende de nosotros la efectividad en los mismos.

Costos Externos: Envuelve a todo aquello que viene de suplidores, proveedores y empresas que brindan servicio a la empresa. Pueden estar impactados por las fluctuaciones de la oferta y demanda del mercado o la disponibilidad de suplidores. Aun cuando tenemos el poder para tomar la decisión de compra, están sujetos a las variaciones que el ente externo (a la empresa) nos ofrece.

Para iniciar un programa básico de reducción de costos comienza con los costos tangibles e internos de la organización. Puedes obtener resultados tangibles y recurrentes a corto plazo y sin necesidad de mucha inversión!

¿Por qué Reducir el Costo Operacional?

2009-02-03T19:44:00.000-08:00

Lo primero que debemos hacer al hablar de Reducción de Costos es buscar la respuesta al por qué se quiere llevar a cabo dicho proceso. La identificación clara de las razones particulares de nuestra empresa definirá el éxito del programa.

Y hablamos de “programa” porque la iniciativa de reducir costos no puede ser individual a una persona o departamento. Es un esfuerzo conjunto de toda la empresa que debe extenderse al plano de “política” o “cultura” empresarial. La dinámica de reducir costos no debe iniciarse como una simple idea del área de finanzas de “cortar” el presupuesto de los departamentos en un determinado porcentaje.

Debemos tener en cuenta que un presupuesto (bien desarrollado) tiene unas razones y propósitos a cumplir. El cortar el presupuesto puede significar un “desbalance operacional” que puede afectar adversamente los resultados (desempeño) finales de la empresa.

La decisión de implementar un Programa de Reducción de Costos debe estar basada en la participación e integración de los diferentes componentes de la empresa que impactan el proceso en cuestión, entre estos:

a) Decisión gerencial
Aún cuando la iniciativa o idea surja de un nivel jerárquico bajo debe tener el aval o apoyo de la alta gerencia. La gerencia de la empresa debe “comprar” la idea y hacerla suya llevándola así al plano de “cultura Empresarial”.

b) Recursos
Un programa efectivo de reducción de costos necesita disponibilidad de recursos, no solamente humano, pero de tiempo. No puede ser una tarea donde simplemente se le exige al personal como una tarea “adicional” dentro de sus asignaciones (y horario regular) usuales.

Se debe asignar una persona responsable del proyecto al nivel de empresa. Es la persona que fijara las metas y dará seguimiento a la implementación de las iniciativas.

c) Procesos
La reducción de costros puede significar cambios a los procesos previamente establecidos que repercuten en diferentes áreas de la empresa, por lo cual el análisis para llevar a cabo las mejoras debe estar sustentado en la consideración del (los) sistema (s) que se impacta (n).

Aproximadamente un 45% de las reducciones de costos están basadas en las mejoras a los procesos y solo un 10% de las posibles reducciones de costos pueden tener como base la reducción de la mano de obra. El restante 45% tiene mucho que ver con las políticas establecidas, el manejo administrativo (documentos, disponibilidad de recursos, proyectos indirectos, etc.) y la toma de decisiones.

d) Sistemas
Los sistemas dan forma a la empresa. Cuanto más efectivos sean los sistemas más efectiva será la empresa. El factor más importante en la maximización de los sistemas (además del recurso humano) es el factor “tecnología”.

e) Inversión
Todo proyecto de reducción de costos conlleva una inversión. Hay un “costo” en el proceso de “reducir costos”. Donde usualmente las empresas fallan al iniciar un proceso interno de reducir costos es en la falta de conciencia de que hay una inversión envuelta en esta dinámica.

Para poder mejorar los procesos, la tecnología, los sistemas, etc. tenemos que invertir. En algunos casos la inversión es mínima, pues las mejoras están mayormente basadas en cambios en los procesos.

Para completar sugerimos que adicionalmente a los factores internos ya descritos también tomemos en cuenta el impacto de los factores externos a la empresa tales como: el mercado, la competencia, los suplidores, proveedores de servicio, etc.

Qué es "Reducción de Costos"?

2009-01-21T18:32:00.000-08:00

Hoy día muchas empresas hablan de “Reducir sus Costos Operacionales" e inician la búsqueda de alternativas para lograr ese objetivo. En general hay una idea de las metas que se quieren alcanzar que, de una forma u otra, se visualizan principalmente desde el punto de vista económico.

Cuando se buscan alternativas notamos que se habla de “ahorros”, “reducir costos”, “eliminar”, “minimizar inventario”, etc. De igual forma si analizamos las áreas donde usualmente se focalizan estos esfuerzos para lograr resultados veremos que es frecuente que los mismos se circunscriban a tres áreas principales:

1ro. Recursos Humanos: Se parte de la premisa de que al reducir la nómina (número de empleados) automáticamente tendremos el control (y reducción) de los costos operacionales.
2do. Inventario: Se sugiere que los niveles de inventario altos son la causa principal de los costos operativos y;
3ro. Eficiencia: Se propone que el aumento de la eficiencia asegura la reducción de los costos.

Aún cuando estas tres áreas son parte importante e inciden (y reflejan) directamente en nuestros costos operacionales existen otros tópicos que deben ser considerados al hablar de reducir costos. Matemáticamente reducir (recursos humanos, inventario, ineficiencia) significa que gastamos menos en nuestros procesos operativos. Ahora bien, existe una fórmula sencilla que usualmente no se aplica aún cuando está muy relacionada con el concepto de eficiencia.

Nos referimos a la Productividad... lo cual no es lo mismo que eficiencia!

Es simple, si aumentamos la productividad (mayor número de unidades producidas por unidad de tiempo) automáticamente reducimos nuestros costos operacionales; aún cuando no toquemos el “factor nómina” o el “factor inventario”!.

Adicionalmente también debemos tomar en cuenta los procesos, la distribución de equipos, la tecnología, el manejo de las utilidades, la distribución de la planta (lay out) y; mucho más importante aún, la integración e interacción (no la cantidad) del “factor empleado” a esas variables ya mencionadas.

Hay varias formas de llevar a cabo un proceso sistemático de “reducción de costos”, pero lo que si es esencial es la metodología y estructura de análisis e implementación que se utilice.

La reducción de costos no es una iniciativa para aplicar a un solo departamento o área de forma aislada. Debe ser un esfuerzo corporativo que incluya todas las variables mencionadas de forma sistemática, consistente y continua.

La responsabilidad es de todos y debe establecerse como un cambio de “cultura” empresarial cuyo objetivo sea establecer una nueva forma de “hacer negocios” dentro de la empresa!

Telecommuting

2008-12-20T11:20:00.000-08:00

Telecommuting es el término que se utiliza para definir el proceso donde un empleado ofrece los servicios de su puesto desde su casa, en vez de tener que asistir diariamente a la oficina.

El “Telecommuting” tiene varias modalidades de implementación. Puede ser a tiempo completo, a tiempo parcial o en modalidad de “hosting”. Tiempo complete como su nombre lo indica, el empleado “literalmente” trabaja desde su casa las ocho horas de su jornada de trabajo. A tiempo parcial, es una combinación de desempeño de su trabajo con horas en la oficina y horas desde su hogar. Estas variantes usualmente se pueden aplicar aun cuando solo sea una persona en el proceso.

En la modalidad de “hosting” se incluyen a varios individuos y el proceso se da con “telecommuting” parcial en la casa, pero las horas en oficina se regulan con una dinámica tipo “reservación de espacio” para asistir (usar facilidades) a la oficina.

El Telecommuting es una herramienta que favorece la dinámica y el medioambiente de trabajo, pero lo más importante es que puede ser una fuente excelente para generar ahorros no solo para la empresa, pero para los mismos empleados.

Ahorros y beneficios para la empresa
• Consumo de energía eléctrica: Se elimina (o minimiza) el uso de aire acondicionado.
• Espacio de oficina: Menos unidades de oficina, pues se comparten entre los empleados
• Equipos de oficina: Computadoras, copiadoras y material gastable.
• Mantenimiento: de áreas y equipos o limpieza de oficinas y áreas comunes
• Uniformes a los empleados: No hay que suplir uniforme a los empleados
• Proyecta mejor imagen patronal
• Mejora el clima laboral dentro de la empresa

Ahorros y beneficios para el Empleado
 Costo de transportación
 Costo de ropa
 Costo de alimentación
 Mejor calidad de vida (familia)
 Mayor empowerment en relación a su trabajo
 Es una recompensa por su desempeño meritorio

El Telecommuting es una práctica que puede ser beneficiosa (como ya vimos) para ambas partes. Es un proceso recomendable para empresas ya establecidas que quieren optimizar sus operaciones y redundar en beneficio económico.

Te invitamos a que explore esta posibilidad para tu empresa! Puede ser la clave para llevarte al éxito! ...y a la vez ahorrar dinero en tu presupuesto!

Francisco Santana
VASA Consulting Group
http://www.reducciondecostos.com/

El Costo de la Comunicacion (Parte II)

2008-12-06T15:07:00.000-08:00

Como habíamos comentado anteriormente, la comunicacion juega un papel critico en la empresa que se refleja y repercute en las diferentes áreas de la misma. A continuación unas breves observaciones que debes tomar en cuenta...

1.- Recurso Humano
La falta de definición clara de las responsabilidades (Descripciones de Puesto), el uso inadecuado de los canales de comunicación (niveles jerárquicos) y el no proveer información completa a los empleados es causa frecuente de ineficiencia y bajo nivel de desempeño.

Definir las responsabilidades de cada puesto, ofrecer la mayor cantidad de información al empleado, responder a sus preguntas y respetar los canales de comunicación ayuda a mejorar el clima laboral y a fortalecer el empoderamiento con los consiguientes beneficios en la productividad.

2.- Procesos
El no tener los procesos formalmente establecidos (documento escrito) promueve la ineficiencia y afecta la calidad, pues cada empleado realiza sus funciones de acuerdo a su mejor parecer o conveniencia. El producto pierde su calidad y la empresa baja los niveles de rendimiento.

Crea, define y estandariza tus procesos asegurando que todos cumplan con los mismos. Además de aumentar tu eficiencia (al crear el proceso también lo optimizas) y sistematizar la calidad de tu producto estas preparando y creando la estructura operacional que tu empresa necesita para ser competitiva y crecer de acuerdo a la demanda del mercado.

3.- Estilo de Liderazgo
La centralización, el no compartir información, el no permitir que el empleado se expresa (no escucharlo) evita la apertura de los empleados a trabajar por el bien de la empresa. Cuando no compartimos información o nos expresamos sin respeto hacia el empleado perdemos la oportunidad de que el empleado sea “mi socio de negocio”. No puedo esperar consejos o sugerencias de aquellos a los que no les comparto mis pensamientos.

Habla con respeto y escucha a tus empleados. Es la fórmula más simple y sencilla de lograr el éxito de tu empresa. Las personas que trabajan contigo te darán las soluciones (pues la conocen) a todas tus inquietudes. Te ofrecerán el camino más corto para corregir las fallas y, lo más importante, lo harán aún cuando no se lo pidas!

4. Tecnología
Cuando la información que manejamos se realiza de forma lenta e imprecisa comentemos muchos errores. Trabajar sin tecnología puede significar menos eficiencia, duplicar trabajos, tiempo en actividades no productivas (archivar), errores de cálculo, etc.

En la medida de lo posible maneja toda tu información (documentos, avisos, informes, reportes) de forma electrónica; además de rapidez lograrás ahorros en el costo del papel y material de impresión. La tecnología aplicada al manejo de información y documentos incrementa la productividad en más de un 30%.

5.- Cliente
Ofrecer y comprometerse con el cliente sabiendo que no podrás cumplir genera malestar en los clientes y mala imagen de la empresa. Un cliente insatisfecho (que se siente lo han engañado) no dará buenas referencias. Cuando estas hablando con un cliente y no le respondes a sus preguntas entenderá que no es importante para tu empresa. En estos casos tratará de recibir el producto por el que pagó y no regresará; pero tampoco te referirá a sus amigos.

Habla francamente con tu cliente, ofrécele alternativas y mantenlo al tanto del avance del servicio o producto que le brindas. De esta forma no tendrás inconvenientes en que el acepte una tardanza imprevista. La honestidad te ayudará a que tu cliente te refiera nuevos prospectos. Es la forma idónea de retener los clientes!

Genera ahorros en tu empresa previendo circunstancias que impactan las operaciones, promoviendo un cambio de cultura empresarial (orientada al dialogo) y sobre todo; mediante la apertura a escuchar las criticas constructivas de todos aquellos que queremos ayudarte!

Éxitos!

El Costo de la Comunicacion (Parte I)

2008-11-26T17:46:00.000-08:00

Cuando hablamos de costos altos en nuestra empresa siempre surge la interrogante de cuál es el impacto que esto nos causa en el nivel de competitividad con relación a la competencia. Los costos altos nos reducen la rentabilidad y en casos extremos nos obligan a elevar nuestros precios al cliente.

Independientemente del impacto a corto y largo plazo nuestra principal inquietud es tratar de identificar o determinar el porqué nuestros costos se han elevado. Solemos atribuir las causas a múltiples factores y muchas veces comenzamos por los más “obvios” o los que consideramos son el factor crítico y de más fácil control: el recurso humano.

El incremento en los costos de la empresa puede provenir de diferentes causas a través de toda la estructura de la organización: procesos, materiales, empleados, tecnología, políticas, etc. De una forma u otra todos estos aspectos tienen una participación en ese resultado final que recibimos...el incremento del costo.

Sin embargo hay un tema, simple y obvio, al que usualmente no le damos mucha importancia (e incluso pasa desapercibido) y es uno de nuestros principales orígenes de costo. Se manifiesta de varias formas y con diferentes vertientes. Puede ser de forma directa o indirecta y es, en gran medida, un reflejo de nuestra cultura empresarial y estilo gerencial.

Hablamos en este caso de.... LA COMUNICACIÓN. La comunicación interna y externa, entre los diferentes niveles jerárquicos, en el manejo de la información, en el uso de la tecnología, en la asignación de responsabilidades, en las diferencias generacionales, etc.

Hay cinco (5) áreas principales que debes tomar en consideración para diagnosticar adecuadamente la forma en que tu empresa “se comunica”: Recurso Humano, Procesos, Estilo de Liderazgo, Tecnología y Cliente.

Una vez analices cada una de estas áreas tendrás en tus manos las herramientas necesarias para iniciar un Programa efectivo de reducción de costos. En nuestra próxima entrega detallaremos algunas sugerencias que puedes utilizar e implementar a corto y mediano plazo.

Francisco Santana
Nov. 2008

El uso de la Tecnología

2008-11-06T16:02:00.000-08:00

La tecnología es la herramienta más útil con que contamos hoy día para desarrollar nuestras empresas, no sólo en la etapa inicial (diseño adecuado), pero también en la fase de crecimiento y madurez de la misma.

La conceptualización general cuando mencionamos la palabra "tecnología" nos lleva a relacionar procesos y equipos altamente sofisticados y costosos, por lo cual muchas veces ni siquiera prestamos atención al tema. Relacionamos tecnología con una alta inversión y como un tema que sólo es aplicable a las grandes corporaciones y a sectores industriales en particular.

No importa el tamaño de nuestra empresa ni el nivel de desarrollo (crecimiento) en el que se encuentre, siempre hay espacio para aplicar e implementar la tecnología.

Aclaremos primero el concepto "tecnología" desde el punto de vista de este artículo: Tecnología es "cualquier cambio" que yo implemento en mi empresa hacia el objetivo de "mecanizar o automatizar" un proceso en particular.

En este sentido, si en mi empresa voy de un proceso de mezclado "manual" a uno con una mezcladora eléctrica, estoy introduciendo "tecnología" en mi negocio. A otros niveles la tecnología nos lleva a las computadoras, Internet, etc.

El uso adecuado de la tecnología nos puede ayudar a reducir nuestros costos en casos como los siguientes:

a) Estandarización: Se reduce mi nivel de inventario tanto en piezas como en materiales.

b) Mecanización: Reducir el costo de mano de obra y aumento en la eficiencia y productividad

c) Computadoras: Agiliza los procesos administrativos, el costo de materiales de oficina, minimiza los errores de manejo de datos

d) Internet: Me permite el acceso a herramientas y servicios gratis , tales como: programas de computadoras, ofertas especiales, publicidad y promoción gratis, etc.

En la medida que sea posible identifica todas las potenciales áreas de ahorro en tu empresa. Como parámetro sencillo y general utiliza la siguiente regla para determinar las áreas de posible implementación de tecnología, buscando siempre:

Simplificar los procesos
Agilizar la productividad
Minimizar el uso de recursos (equipos, materiales, empleados)
Maximizar el aprovechamiento de los materiales (inventario)
Reducir desperdicios

Éxitos!

"GO GREEN" y ahorra en tu empresa!

2008-10-23T15:44:00.000-07:00

Las iniciativas verde ("green") se refieren a todas aquellas actividades relacionadas con la conservación y defensa del medioambiente. A la vez, también se habla de los beneficios derivados de dichas iniciativas.

Siempre la inquietud usual es si el hecho de "entrar en esta corriente" innovadora representa para mi empresa un beneficio (inversión) o un gasto (costo). La respuesta es... beneficios! Beneficios en todos los sentidos, incluyendo económico.

Hay dos (2) formas principales de beneficiarnos de estas iniciativas:

1ro. Generando ahorros para la empresa
- Reduciendo el consumo de agua
a) Servicios sanitarios
b) Uso de agua lluvia
c) LLaves automáticas
d) Manejo adecuado de aguas residuales

- Reduciendo el consumo energético
a) Energía solar
b) Uso de calentador solar
c) Uso de techos altos
d) Ventiladores y extractores en vez de aire acondicionado
e) Claraboyas para iluminación
f) Ventanales de bastidores

- Utilización adecuada de materiales
a) Eliminar uso de fundas (envases) plásticos
b) Maximizando el aprovechamiento de la materia prima (reducir desperdicios)
c) Reciclando

- Maximizando el uso del material gastable de oficina
a) Imprimiendo de ambos lados
b) Maximizando el uso de la comunicación electrónica (menos papel)
c) Reciclando los cartuchos de tinta en vez de tirarlos a la basura
d) Sustituyendo los "Tablones de Edicto" por pantallas electrónicas

2do. Creando nuevas fuentes (mercados) de ingreso

- Comidas saludables (orgánicas, bajas en colesterol, vegetarianas, etc.)
- Productos certificados de "Comercio Justo"
- Venta de productos eco-amigables
- Nuevas líneas de productos

Al poner estas dinámicas en práctica tenemos la oportunidad de reducir significativamente nuestros costos operacionales, y por lo tanto generar ahorros para la empresa.

Comienza hoy con estos 5 pasos:

1.- Evalúa las pérdidas de agua en los servicios sanitarios de tu empresa.

2.- Corrige todas las pérdidas relacionadas con el aire acondicionado por escapes de aire en: paneles del techo rotos o torcidos, puertas y ventanas que no sellan herméticamente, temperaturas mal ajustadas, etc.

3.- Reemplaza los aires centrales por aires acondicionados individuales, donde te sea posible. Sólo enciende aquellos de las oficinas que se están utilizando.

4.- Coloca sensores de movimiento para las luces en las áreas de uso común.

5.- Evalúa tu empresa para redistribuir las oficinas (lay-out) y centralizar las operaciones de forma que se aprovechen los espacios y servicios (mover empleados para oficinas con escritorios vacios).

Los resultados económicos los veras a mediano y largo plazo... la satisfacción del DEBER CUMPLIDO...de inmediato!!

Ahorrando en la MIPYMES (II)

2008-10-07T19:37:00.000-07:00

De igual forma el control de los costos (posibilidad de reducirlos) puede ser interno: Eficiencia del RH, simplificación de los procesos, problemas de calidad o desperdicio o, externo: precios suplidores, garantías, negociaciones. En todo caso nos ayuda mucho (una vez identificados los puntos de equilibrio) trabajar estos parámetros versus las metas que hayamos definido.

Para completar sugerimos establecer un Programa de Reducción de Costos, pues es más abarcador y significa (a corto y largo plazo) un compromiso y cambio de Cultura de la empresa. Es la base para solidificar los cambios y objetivos planteados y asegurar el éxito de la empresa... Puedes ahorrar en ausentismo (hasta $600.00 por empleado), desperdicios, retención de empleados (hasta $4,000.00 al año), pérdidas materiales (robo), materiales de oficina (de un 10% a un 20%), etc.

En toda tu empresa existen las oportunidades para reducir los costos y aumentar tus ganancias!... Evalúa las opciones, analízalas y pon en marcha el Programa de Reducción de Costos; ello te ayudará a ser más competitivo y por lo tanto a aumentar (estrategia) tus ventas!!

Te incluimos algunas ideas y sugerencias que puedes tomar en consideración en las siguientes áreas...

Materiales
- Trabajar con inventario mínimo
- Tener varios suplidores (alternativas) como posibles proveedores
- Negociar precios basado en el volumen anual de compras
- Estandarizar los tamaños de empaque y las presentaciones de los productos
- Manejo de información electrónicamente (computadora) en vez de papel
- Comprar repuestos de tinta y “tonners” genéricos (hay excelentes marcas en el mercado)
- Minimizar el almacenamiento de productos en proceso o producto terminado.

- Programar producción para entrega inmediata al cliente (JIT)

Equipos - Procesos
- Minimizar los procesos manuales
- Definir y estandarizar los procesos internos del negocio
- Estandarizar los tamaños de piezas y partes en los equipos
- Buscar y utilizar los proveedores que ofrecen garantías (fabricante y tienda)
- Fabricar más de un producto con el mismo equipo

Mano de Obra
- Definir claramente las responsabilidades y funciones de cada empleado.
- Adiestrar al empleado.
- Medir desempeño por resultados
- Evitar el ausentismo
- Delegar responsabilidades.
- Utilizar iniciativas como el “Outsourcing” o el “telecommuting”

Administrativos
- Conocer el costo de fabricación de mi producto (BOM) y el punto de equilibrio ("break even")
- Imprimir “brochure” en alianza con otras empresas (3 empresas dentro del mismo sector de negocio)
- Utilizar el Internet para publicidad y mercadeo gratis.
- Establecer “rutas” de entrega o de servicio.
- Adquisición de tarjetas de presentación gratis por Internet
- Aprovechar los recursos gratis en Internet (programas de computadora, antivirus, etc.)
- Descentralizar el manejo de la empresa.
- Mantener los registros al día (contabilidad, inventario, producción)

Ahorrando en la MIPYMES (Parte I)

2008-09-23T19:00:00.000-07:00

Un tema de actualidad es la búsqueda de alternativas para obtener mayores ganancias en nuestros negocios. Todos queremos que nuestras empresas, en estos tiempos de crisis, se mantengan generando igual o más que antes. La solución y respuesta práctica está en identificar adecuadamente la forma en que podemos aumentar nuestras ventas y/o generar más ingresos.

Nuestro planteamiento para unir las dos premisas anteriores parte, en esencia, de tres (3) alternativas posibles:

1ro.- Aumentar los precios: Me incrementa los ingresos (siempre y cuando mi volumen de clientes se mantenga), no requiere inversión inicial, puede afectar las ventas (competencia tiene precios más competitivos) y, los resultados no dependen de mí (sujeto a la reacción del cliente o prospecto).

2do.- Mercadeo y Publicidad: Muy positivo para la empresa, requiere una inversión inicial, resultados son a mediano y largo plazo y, depende de la reacción del cliente o prospecto (terceros).

3ro.- Reducción de Costos: No hay inversión inicial (en la mayoría de los casos es mínima), los resultados dependen de mí (no del cliente o terceros), los resultados son inmediatos. Podemos mantener los precios, aumentar las ventas e incrementar nuestros márgenes de ganancia.

Como podemos notar la solución más factible es trabajar con la Reducción de los Costos Operacionales de la empresa.

Este concepto sugiere identificar todas las áreas donde es posible mejorar la dinámica de trabajo en lo que se refiere al uso (capacidad instalada) de los equipos, maximización (desempeño) de la mano de obra y aprovechamiento (rendimiento) de la materia prima y los materiales utilizados. Es importante resaltar el impacto que conlleva el uso y aplicación de la tecnología en cada de estos componentes.

Lo esencial, para comenzar, es estar conscientes de:

a) Cuáles son nuestros costos de fabricación...
b) Cuáles son nuestros costos operacionales (empresa y presupuesto) y,
c) Cuál es nuestro punto de equilibrio...

Los costos pueden ser tangibles e intangibles, por lo cual la identificación de los mismos no necesariamente es tan sencilla. Como ejemplo podemos mencionar que el 30% - 40% de las empresas fallan por robo de los empleados y que (en promedio) los negocios pierden unos $9.00 por cada empleado en nómina.

Los costos intangibles son los que usualmente pasan desapercibidos...