Costos ocultos

Cuando administramos una empresa debemos tener en cuenta todos los aspectos que impactan la eficiencia y efectividad de la empresa. Usualmente, si hablamos de costos, vamos a aquellos que por su naturaleza son fácilmente identificables.

En algunas circunstancias se define como “costo oculto” aquel que no puede determinarse hasta que no se complete un proceso previo de análisis o evaluación detallada de la situación. Puede ser un caso de una pieza (desarmarla en sus partes) o en un servicio (evaluar un contrato o revisar unas cuentas).

Para nuestro caso, hoy vamos a hablar de aquellos costos que usualmente no tomamos en consideración porque:

a) Son muy pequeños,
b) No guardan relación directa con el proceso o,
c) Son pérdidas “normales” del proceso

En un análisis para identificar potenciales ahorros los factores más importantes a considerar son la frecuencia, el período y la cantidad. En este aspecto debemos incluir también el impacto de ese factor en el entorno del proceso o sistema donde ocurre.

Cinco (5) minutos de tardanza de un empleado, diariamente, en una línea de producción de 10 empleados puede significar tanto como unos $1,450.00 anualmente. Si tomamos en consideración que estos 5 minutos pueden venir de cualquier empleado, posiblemente la ecuación sea más crítica.

A esto debemos añadirle el costo de oportunidad (ya hemos hablado de ese tema), el servicio al cliente y los atrasos en el Programa de Producción de la empresa e, incluso; posibles horas extras para cumplir con las metas del día.

Identifica cualquier situación que no vaya con los parámetros de GMP, evalúa las variables, identifica el costo unitario y calcula las pérdidas que te genera. Un caso aislado no causa impacto.

La recurrencia, cantidad y el periodo durante el cual ha estado sucediendo... si!

El “Costo de Oportunidad”

El costo de oportunidad es un término que no se menciona mucho y que usualmente pasa desapercibido, aun cuando es uno de los más frecuentes en nuestras empresas.

Costo  de oportunidad, entre otras cosas, se refiere a valor monetario intrínseco que significa “perder” la posibilidad de generar un ingreso para la empresa. 

Es el costo de “no estar preparados” para responder a nuestro cliente (interno y externo).

En el caso más simple, cuando un cliente nos solicita un producto y no lo tenemos…, “perdemos la oportunidad” de la venta y lo que ello significa en valor monetario.

Utilizando este ejemplo consideremos el alcance de dicho término, desde el punto de vista monetario:

a) Perdida de la venta: El ingreso directo de la transacción de venta.
b) Perdida del cliente: El cliente puede no regresar a comprar si entiende que la empresa no llena sus necesidades.
c) Perdida de referidos: Como el cliente no ha recibido el servicio no dará referencia positiva a potenciales clientes que él conoce.
d) Impacto en la proyección de la empresa: De no controlarse el proceso, la empresa comienza a perder de los clientes existentes y deja de recibir prospectos.

Con asignar un valor de $1.00 a cada posibilidad (a modo de ejercicio); podemos ver que para una venta de US$1.00 que no se realice (por no tener el producto disponible), su costo de oportunidad es de $4.00. 

Aproximadamente un 300%  mayor que el valor real de la venta inicial.

Estar preparados significa mantener al día tus procesos, sistemas y políticas de servicio.   Evalúa conscientemente tus operaciones y define las prioridades.  El costo de oportunidad puede tener su origen en procesos internos y externos o; directos o indirectos.

Reducir costos, ahorrar o mejorar nuestros ingresos también consiste en… evitar “perder oportunidades”!

Creación y uso de mi primer Presupuesto (Parte II)

En nuestra entrega anterior mencionamos dos fases de trabajo: Identificar y Simplificar. Estas dos actividades nos sirven, en esencia, para crear y dar forma a nuestro presupuesto.

A continuación la parte final de este artículo, donde esbozamos las sugerencias nuestras para llevar a la práctica (y aprovechar) el uso del presupuesto en nuestra empresa. Se consistente y metódico… y veras los resultados!


Define prioridades
De los gastos que has listado considera cuales son esenciales, críticos e inmediatos. Esto te ayuda a establecer prioridades y determinar las cantidades mínimas que necesitas para mantener la operación de la empresa. Debes incluir, por lo menos, los tópicos de: Materia prima, equipos y nomina; además de gastos de utilidades y transportación.

Implementa
El proceso de implementar un presupuesto es el más difícil, pues sobre todo es asunto de disciplina, voluntad, planificación y organización. Se deben evitar los “imprevistos” e ir trabajando de acuerdo a las partidas asignadas.

Una buena idea es asignar la responsabilidad del manejo del presupuesto por área. Cada gerente o supervisor es responsable de que se cumpla con el presupuesto de su departamento.


El presupuesto es un documento “vivo”. Úsalo para revisar mensualmente el avance de tus operaciones y establecer ajustes. Aprovéchalo para establecerle metas a tus empleados y, finalmente; revísalo y adecúalo a tus necesidades…continuamente!