Saturday, February 28, 2009

Tipos de Costos

Al tratar el tema de reducción de costos debemos estar conscientes de qué estamos buscando. Una vez definamos las razones (objetivos) por las cuales queremos reducir los costos operacionales dentro de nuestra empresa, el siguiente paso es “descubrir” esos costos.

Y hablamos de “descubrir”, pues algunas veces pasamos desapercibidos algunos componentes críticos importantes en el análisis de costos. También es importante establecer la diferencia entre lo que es un costo y lo que es un “gasto”. En palabras simples el costo es un valor que podemos mejorar o controlar. El gasto es un valor que tenemos que desembolsar sin necesariamente tener opción de controlar o evitar.

Ya en la dinámica de hacer un análisis de costos hay dos grupos principales que debemos considerar.

Primer grupo: Es más referido a la forma de identificar el costo (objetiva o subjetivamente) y la “facilidad” para definir el mismo de forma consistente y que refleje la realidad de la empresa.
Costos tangibles: Pueden identificarse fácilmente, son resultado de deficiencias del proceso, problemas con materiales, calidad, horas extras, etc. Son los costos que usualmente contabilizamos, pues no requieren mayor esfuerzo y por su naturaleza se reflejan de inmediato en nuestras operaciones.

Costos intangibles: Son más difíciles de identificar, pues están sujetos a una percepción subjetiva de quien los mide. Usualmente están referidos a “rangos preestablecidos” por la industria. Ejemplo de ello es el uso de % para determinar la rotación del personal, el prorrateo de las horas de un empleado en varios productos, etc.

Un Segundo Grupo: se refiere a la posibilidad de la empresa de tener el control en el manejo de lso mismos. Es el potencial de la empresa de dominar las variables relacionadas al mismo.

Costos Internos:
Incluimos aquí todo aquello que directamente impacta nuestro proceso productivo, incluyendo: procesos, recursos, sistemas, documentación, estructura organizacional, etc. Son “internos” a la empresa, podemos presupuestarlos, evaluarlos, controlarlos, darles seguimiento y ajustarlos conforme a las actividades de la empresa. Depende de nosotros la efectividad en los mismos.

Costos Externos:
Envuelve a todo aquello que viene de suplidores, proveedores y empresas que brindan servicio a la empresa. Pueden estar impactados por las fluctuaciones de la oferta y demanda del mercado o la disponibilidad de suplidores. Aun cuando tenemos el poder para tomar la decisión de compra, están sujetos a las variaciones que el ente externo (a la empresa) nos ofrece.

Para iniciar un programa básico de reducción de costos comienza con los costos tangibles e internos de la organización. Puedes obtener resultados tangibles y recurrentes a corto plazo y sin necesidad de mucha inversión!

Tuesday, February 3, 2009

¿Por qué Reducir el Costo Operacional?

Lo primero que debemos hacer al hablar de Reducción de Costos es buscar la respuesta al por qué se quiere llevar a cabo dicho proceso. La identificación clara de las razones particulares de nuestra empresa definirá el éxito del programa.

Y hablamos de “programa” porque la iniciativa de reducir costos no puede ser individual a una persona o departamento. Es un esfuerzo conjunto de toda la empresa que debe extenderse al plano de “política” o “cultura” empresarial. La dinámica de reducir costos no debe iniciarse como una simple idea del área de finanzas de “cortar” el presupuesto de los departamentos en un determinado porcentaje.

Debemos tener en cuenta que un presupuesto (bien desarrollado) tiene unas razones y propósitos a cumplir. El cortar el presupuesto puede significar un “desbalance operacional” que puede afectar adversamente los resultados (desempeño) finales de la empresa.

La decisión de implementar un Programa de Reducción de Costos debe estar basada en la participación e integración de los diferentes componentes de la empresa que impactan el proceso en cuestión, entre estos:

a) Decisión gerencial
Aún cuando la iniciativa o idea surja de un nivel jerárquico bajo debe tener el aval o apoyo de la alta gerencia. La gerencia de la empresa debe “comprar” la idea y hacerla suya llevándola así al plano de “cultura Empresarial”.

b) Recursos
Un programa efectivo de reducción de costos necesita disponibilidad de recursos, no solamente humano, pero de tiempo. No puede ser una tarea donde simplemente se le exige al personal como una tarea “adicional” dentro de sus asignaciones (y horario regular) usuales.

Se debe asignar una persona responsable del proyecto al nivel de empresa. Es la persona que fijara las metas y dará seguimiento a la implementación de las iniciativas.

c) Procesos
La reducción de costros puede significar cambios a los procesos previamente establecidos que repercuten en diferentes áreas de la empresa, por lo cual el análisis para llevar a cabo las mejoras debe estar sustentado en la consideración del (los) sistema (s) que se impacta (n).

Aproximadamente un 45% de las reducciones de costos están basadas en las mejoras a los procesos y solo un 10% de las posibles reducciones de costos pueden tener como base la reducción de la mano de obra. El restante 45% tiene mucho que ver con las políticas establecidas, el manejo administrativo (documentos, disponibilidad de recursos, proyectos indirectos, etc.) y la toma de decisiones.

d) Sistemas
Los sistemas dan forma a la empresa. Cuanto más efectivos sean los sistemas más efectiva será la empresa. El factor más importante en la maximización de los sistemas (además del recurso humano) es el factor “tecnología”.

e) Inversión
Todo proyecto de reducción de costos conlleva una inversión. Hay un “costo” en el proceso de “reducir costos”. Donde usualmente las empresas fallan al iniciar un proceso interno de reducir costos es en la falta de conciencia de que hay una inversión envuelta en esta dinámica.
Para poder mejorar los procesos, la tecnología, los sistemas, etc. tenemos que invertir. En algunos casos la inversión es mínima, pues las mejoras están mayormente basadas en cambios en los procesos.


Para completar sugerimos que adicionalmente a los factores internos ya descritos también tomemos en cuenta el impacto de los factores externos a la empresa tales como: el mercado, la competencia, los suplidores, proveedores de servicio, etc.