Telecommuting

Telecommuting es el término que se utiliza para definir el proceso donde un empleado ofrece los servicios de su puesto desde su casa, en vez de tener que asistir diariamente a la oficina.

El “Telecommuting” tiene varias modalidades de implementación. Puede ser a tiempo completo, a tiempo parcial o en modalidad de “hosting”. Tiempo complete como su nombre lo indica, el empleado “literalmente” trabaja desde su casa las ocho horas de su jornada de trabajo. A tiempo parcial, es una combinación de desempeño de su trabajo con horas en la oficina y horas desde su hogar. Estas variantes usualmente se pueden aplicar aun cuando solo sea una persona en el proceso.

En la modalidad de “hosting” se incluyen a varios individuos y el proceso se da con “telecommuting” parcial en la casa, pero las horas en oficina se regulan con una dinámica tipo “reservación de espacio” para asistir (usar facilidades) a la oficina.

El Telecommuting es una herramienta que favorece la dinámica y el medioambiente de trabajo, pero lo más importante es que puede ser una fuente excelente para generar ahorros no solo para la empresa, pero para los mismos empleados.

Ahorros y beneficios para la empresa
• Consumo de energía eléctrica: Se elimina (o minimiza) el uso de aire acondicionado.
• Espacio de oficina: Menos unidades de oficina, pues se comparten entre los empleados
• Equipos de oficina: Computadoras, copiadoras y material gastable.
• Mantenimiento: de áreas y equipos o limpieza de oficinas y áreas comunes
• Uniformes a los empleados: No hay que suplir uniforme a los empleados
• Proyecta mejor imagen patronal
• Mejora el clima laboral dentro de la empresa

Ahorros y beneficios para el Empleado
 Costo de transportación
 Costo de ropa
 Costo de alimentación
 Mejor calidad de vida (familia)
 Mayor empowerment en relación a su trabajo
 Es una recompensa por su desempeño meritorio

El Telecommuting es una práctica que puede ser beneficiosa (como ya vimos) para ambas partes. Es un proceso recomendable para empresas ya establecidas que quieren optimizar sus operaciones y redundar en beneficio económico.

Te invitamos a que explore esta posibilidad para tu empresa! Puede ser la clave para llevarte al éxito! ...y a la vez ahorrar dinero en tu presupuesto!

Francisco Santana
VASA Consulting Group
http://www.reducciondecostos.com/

El Costo de la Comunicacion (Parte II)

Como habíamos comentado anteriormente, la comunicacion juega un papel critico en la empresa que se refleja y repercute en las diferentes áreas de la misma. A continuación unas breves observaciones que debes tomar en cuenta...

1.- Recurso Humano
La falta de definición clara de las responsabilidades (Descripciones de Puesto), el uso inadecuado de los canales de comunicación (niveles jerárquicos) y el no proveer información completa a los empleados es causa frecuente de ineficiencia y bajo nivel de desempeño.

Definir las responsabilidades de cada puesto, ofrecer la mayor cantidad de información al empleado, responder a sus preguntas y respetar los canales de comunicación ayuda a mejorar el clima laboral y a fortalecer el empoderamiento con los consiguientes beneficios en la productividad.

2.- Procesos
El no tener los procesos formalmente establecidos (documento escrito) promueve la ineficiencia y afecta la calidad, pues cada empleado realiza sus funciones de acuerdo a su mejor parecer o conveniencia. El producto pierde su calidad y la empresa baja los niveles de rendimiento.

Crea, define y estandariza tus procesos asegurando que todos cumplan con los mismos. Además de aumentar tu eficiencia (al crear el proceso también lo optimizas) y sistematizar la calidad de tu producto estas preparando y creando la estructura operacional que tu empresa necesita para ser competitiva y crecer de acuerdo a la demanda del mercado.

3.- Estilo de Liderazgo
La centralización, el no compartir información, el no permitir que el empleado se expresa (no escucharlo) evita la apertura de los empleados a trabajar por el bien de la empresa. Cuando no compartimos información o nos expresamos sin respeto hacia el empleado perdemos la oportunidad de que el empleado sea “mi socio de negocio”. No puedo esperar consejos o sugerencias de aquellos a los que no les comparto mis pensamientos.

Habla con respeto y escucha a tus empleados. Es la fórmula más simple y sencilla de lograr el éxito de tu empresa. Las personas que trabajan contigo te darán las soluciones (pues la conocen) a todas tus inquietudes. Te ofrecerán el camino más corto para corregir las fallas y, lo más importante, lo harán aún cuando no se lo pidas!

4. Tecnología
Cuando la información que manejamos se realiza de forma lenta e imprecisa comentemos muchos errores. Trabajar sin tecnología puede significar menos eficiencia, duplicar trabajos, tiempo en actividades no productivas (archivar), errores de cálculo, etc.

En la medida de lo posible maneja toda tu información (documentos, avisos, informes, reportes) de forma electrónica; además de rapidez lograrás ahorros en el costo del papel y material de impresión. La tecnología aplicada al manejo de información y documentos incrementa la productividad en más de un 30%.

5.- Cliente
Ofrecer y comprometerse con el cliente sabiendo que no podrás cumplir genera malestar en los clientes y mala imagen de la empresa. Un cliente insatisfecho (que se siente lo han engañado) no dará buenas referencias. Cuando estas hablando con un cliente y no le respondes a sus preguntas entenderá que no es importante para tu empresa. En estos casos tratará de recibir el producto por el que pagó y no regresará; pero tampoco te referirá a sus amigos.

Habla francamente con tu cliente, ofrécele alternativas y mantenlo al tanto del avance del servicio o producto que le brindas. De esta forma no tendrás inconvenientes en que el acepte una tardanza imprevista. La honestidad te ayudará a que tu cliente te refiera nuevos prospectos. Es la forma idónea de retener los clientes!

Genera ahorros en tu empresa previendo circunstancias que impactan las operaciones, promoviendo un cambio de cultura empresarial (orientada al dialogo) y sobre todo; mediante la apertura a escuchar las criticas constructivas de todos aquellos que queremos ayudarte!

Éxitos!

El Costo de la Comunicacion (Parte I)

Cuando hablamos de costos altos en nuestra empresa siempre surge la interrogante de cuál es el impacto que esto nos causa en el nivel de competitividad con relación a la competencia. Los costos altos nos reducen la rentabilidad y en casos extremos nos obligan a elevar nuestros precios al cliente.

Independientemente del impacto a corto y largo plazo nuestra principal inquietud es tratar de identificar o determinar el porqué nuestros costos se han elevado. Solemos atribuir las causas a múltiples factores y muchas veces comenzamos por los más “obvios” o los que consideramos son el factor crítico y de más fácil control: el recurso humano.

El incremento en los costos de la empresa puede provenir de diferentes causas a través de toda la estructura de la organización: procesos, materiales, empleados, tecnología, políticas, etc. De una forma u otra todos estos aspectos tienen una participación en ese resultado final que recibimos...el incremento del costo.

Sin embargo hay un tema, simple y obvio, al que usualmente no le damos mucha importancia (e incluso pasa desapercibido) y es uno de nuestros principales orígenes de costo. Se manifiesta de varias formas y con diferentes vertientes. Puede ser de forma directa o indirecta y es, en gran medida, un reflejo de nuestra cultura empresarial y estilo gerencial.

Hablamos en este caso de.... LA COMUNICACIÓN. La comunicación interna y externa, entre los diferentes niveles jerárquicos, en el manejo de la información, en el uso de la tecnología, en la asignación de responsabilidades, en las diferencias generacionales, etc.

Hay cinco (5) áreas principales que debes tomar en consideración para diagnosticar adecuadamente la forma en que tu empresa “se comunica”: Recurso Humano, Procesos, Estilo de Liderazgo, Tecnología y Cliente.

Una vez analices cada una de estas áreas tendrás en tus manos las herramientas necesarias para iniciar un Programa efectivo de reducción de costos. En nuestra próxima entrega detallaremos algunas sugerencias que puedes utilizar e implementar a corto y mediano plazo.

Francisco Santana
Nov. 2008

El uso de la Tecnología

La tecnología es la herramienta más útil con que contamos hoy día para desarrollar nuestras empresas, no sólo en la etapa inicial (diseño adecuado), pero también en la fase de crecimiento y madurez de la misma.

La conceptualización general cuando mencionamos la palabra "tecnología" nos lleva a relacionar procesos y equipos altamente sofisticados y costosos, por lo cual muchas veces ni siquiera prestamos atención al tema. Relacionamos tecnología con una alta inversión y como un tema que sólo es aplicable a las grandes corporaciones y a sectores industriales en particular.

No importa el tamaño de nuestra empresa ni el nivel de desarrollo (crecimiento) en el que se encuentre, siempre hay espacio para aplicar e implementar la tecnología.

Aclaremos primero el concepto "tecnología" desde el punto de vista de este artículo: Tecnología es "cualquier cambio" que yo implemento en mi empresa hacia el objetivo de "mecanizar o automatizar" un proceso en particular.

En este sentido, si en mi empresa voy de un proceso de mezclado "manual" a uno con una mezcladora eléctrica, estoy introduciendo "tecnología" en mi negocio. A otros niveles la tecnología nos lleva a las computadoras, Internet, etc.

El uso adecuado de la tecnología nos puede ayudar a reducir nuestros costos en casos como los siguientes:

a) Estandarización: Se reduce mi nivel de inventario tanto en piezas como en materiales.

b) Mecanización: Reducir el costo de mano de obra y aumento en la eficiencia y productividad

c) Computadoras: Agiliza los procesos administrativos, el costo de materiales de oficina, minimiza los errores de manejo de datos

d) Internet: Me permite el acceso a herramientas y servicios gratis , tales como: programas de computadoras, ofertas especiales, publicidad y promoción gratis, etc.

En la medida que sea posible identifica todas las potenciales áreas de ahorro en tu empresa. Como parámetro sencillo y general utiliza la siguiente regla para determinar las áreas de posible implementación de tecnología, buscando siempre:

• Simplificar los procesos
• Agilizar la productividad
• Minimizar el uso de recursos (equipos, materiales, empleados)
• Maximizar el aprovechamiento de los materiales (inventario)
• Reducir desperdicios

Éxitos!

"GO GREEN" y ahorra en tu empresa!

Las iniciativas verde ("green") se refieren a todas aquellas actividades relacionadas con la conservación y defensa del medioambiente. A la vez, también se habla de los beneficios derivados de dichas iniciativas.

Siempre la inquietud usual es si el hecho de "entrar en esta corriente" innovadora representa para mi empresa un beneficio (inversión) o un gasto (costo). La respuesta es... beneficios! Beneficios en todos los sentidos, incluyendo económico.

Hay dos (2) formas principales de beneficiarnos de estas iniciativas:

1ro. Generando ahorros para la empresa
- Reduciendo el consumo de agua
a) Servicios sanitarios
b) Uso de agua lluvia
c) LLaves automáticas
d) Manejo adecuado de aguas residuales

- Reduciendo el consumo energético
a) Energía solar
b) Uso de calentador solar
c) Uso de techos altos
d) Ventiladores y extractores en vez de aire acondicionado
e) Claraboyas para iluminación
f) Ventanales de bastidores

- Utilización adecuada de materiales
a) Eliminar uso de fundas (envases) plásticos
b) Maximizando el aprovechamiento de la materia prima (reducir desperdicios)
c) Reciclando

- Maximizando el uso del material gastable de oficina
a) Imprimiendo de ambos lados
b) Maximizando el uso de la comunicación electrónica (menos papel)
c) Reciclando los cartuchos de tinta en vez de tirarlos a la basura
d) Sustituyendo los "Tablones de Edicto" por pantallas electrónicas


2do. Creando nuevas fuentes (mercados) de ingreso

- Comidas saludables (orgánicas, bajas en colesterol, vegetarianas, etc.)
- Productos certificados de "Comercio Justo"
- Venta de productos eco-amigables
- Nuevas líneas de productos

Al poner estas dinámicas en práctica tenemos la oportunidad de reducir significativamente nuestros costos operacionales, y por lo tanto generar ahorros para la empresa.

Comienza hoy con estos 5 pasos:

1.- Evalúa las pérdidas de agua en los servicios sanitarios de tu empresa.

2.- Corrige todas las pérdidas relacionadas con el aire acondicionado por escapes de aire en: paneles del techo rotos o torcidos, puertas y ventanas que no sellan herméticamente, temperaturas mal ajustadas, etc.

3.- Reemplaza los aires centrales por aires acondicionados individuales, donde te sea posible. Sólo enciende aquellos de las oficinas que se están utilizando.

4.- Coloca sensores de movimiento para las luces en las áreas de uso común.

5.- Evalúa tu empresa para redistribuir las oficinas (lay-out) y centralizar las operaciones de forma que se aprovechen los espacios y servicios (mover empleados para oficinas con escritorios vacios).

Los resultados económicos los veras a mediano y largo plazo... la satisfacción del DEBER CUMPLIDO...de inmediato!!

Ahorrando en la MIPYMES (II)

De igual forma el control de los costos (posibilidad de reducirlos) puede ser interno: Eficiencia del RH, simplificación de los procesos, problemas de calidad o desperdicio o, externo: precios suplidores, garantías, negociaciones. En todo caso nos ayuda mucho (una vez identificados los puntos de equilibrio) trabajar estos parámetros versus las metas que hayamos definido.

Para completar sugerimos establecer un Programa de Reducción de Costos, pues es más abarcador y significa (a corto y largo plazo) un compromiso y cambio de Cultura de la empresa. Es la base para solidificar los cambios y objetivos planteados y asegurar el éxito de la empresa... Puedes ahorrar en ausentismo (hasta $600.00 por empleado), desperdicios, retención de empleados (hasta $4,000.00 al año), pérdidas materiales (robo), materiales de oficina (de un 10% a un 20%), etc.

En toda tu empresa existen las oportunidades para reducir los costos y aumentar tus ganancias!... Evalúa las opciones, analízalas y pon en marcha el Programa de Reducción de Costos; ello te ayudará a ser más competitivo y por lo tanto a aumentar (estrategia) tus ventas!!

Te incluimos algunas ideas y sugerencias que puedes tomar en consideración en las siguientes áreas...

Materiales
- Trabajar con inventario mínimo
- Tener varios suplidores (alternativas) como posibles proveedores
- Negociar precios basado en el volumen anual de compras
- Estandarizar los tamaños de empaque y las presentaciones de los productos
- Manejo de información electrónicamente (computadora) en vez de papel
- Comprar repuestos de tinta y “tonners” genéricos (hay excelentes marcas en el mercado)
- Minimizar el almacenamiento de productos en proceso o producto terminado.

- Programar producción para entrega inmediata al cliente (JIT)

Equipos - Procesos
- Minimizar los procesos manuales
- Definir y estandarizar los procesos internos del negocio
- Estandarizar los tamaños de piezas y partes en los equipos
- Buscar y utilizar los proveedores que ofrecen garantías (fabricante y tienda)
- Fabricar más de un producto con el mismo equipo

Mano de Obra
- Definir claramente las responsabilidades y funciones de cada empleado.
- Adiestrar al empleado.
- Medir desempeño por resultados
- Evitar el ausentismo
- Delegar responsabilidades.
- Utilizar iniciativas como el “Outsourcing” o el “telecommuting”

Administrativos
- Conocer el costo de fabricación de mi producto (BOM) y el punto de equilibrio ("break even")
- Imprimir “brochure” en alianza con otras empresas (3 empresas dentro del mismo sector de negocio)
- Utilizar el Internet para publicidad y mercadeo gratis.
- Establecer “rutas” de entrega o de servicio.
- Adquisición de tarjetas de presentación gratis por Internet
- Aprovechar los recursos gratis en Internet (programas de computadora, antivirus, etc.)
- Descentralizar el manejo de la empresa.
- Mantener los registros al día (contabilidad, inventario, producción)

Ahorrando en la MIPYMES (Parte I)

Un tema de actualidad es la búsqueda de alternativas para obtener mayores ganancias en nuestros negocios. Todos queremos que nuestras empresas, en estos tiempos de crisis, se mantengan generando igual o más que antes. La solución y respuesta práctica está en identificar adecuadamente la forma en que podemos aumentar nuestras ventas y/o generar más ingresos.

Nuestro planteamiento para unir las dos premisas anteriores parte, en esencia, de tres (3) alternativas posibles:

1ro.- Aumentar los precios: Me incrementa los ingresos (siempre y cuando mi volumen de clientes se mantenga), no requiere inversión inicial, puede afectar las ventas (competencia tiene precios más competitivos) y, los resultados no dependen de mí (sujeto a la reacción del cliente o prospecto).

2do.- Mercadeo y Publicidad: Muy positivo para la empresa, requiere una inversión inicial, resultados son a mediano y largo plazo y, depende de la reacción del cliente o prospecto (terceros).

3ro.- Reducción de Costos: No hay inversión inicial (en la mayoría de los casos es mínima), los resultados dependen de mí (no del cliente o terceros), los resultados son inmediatos. Podemos mantener los precios, aumentar las ventas e incrementar nuestros márgenes de ganancia.

Como podemos notar la solución más factible es trabajar con la Reducción de los Costos Operacionales de la empresa.

Este concepto sugiere identificar todas las áreas donde es posible mejorar la dinámica de trabajo en lo que se refiere al uso (capacidad instalada) de los equipos, maximización (desempeño) de la mano de obra y aprovechamiento (rendimiento) de la materia prima y los materiales utilizados. Es importante resaltar el impacto que conlleva el uso y aplicación de la tecnología en cada de estos componentes.

Lo esencial, para comenzar, es estar conscientes de:

a) Cuáles son nuestros costos de fabricación...
b) Cuáles son nuestros costos operacionales (empresa y presupuesto) y,
c) Cuál es nuestro punto de equilibrio...

Los costos pueden ser tangibles e intangibles, por lo cual la identificación de los mismos no necesariamente es tan sencilla. Como ejemplo podemos mencionar que el 30% - 40% de las empresas fallan por robo de los empleados y que (en promedio) los negocios pierden unos $9.00 por cada empleado en nómina.

Los costos intangibles son los que usualmente pasan desapercibidos...