Costos Internos

Para fines de implementar adecuadamente un Programa de Reducción de Costos es recomendable tener claramente establecido el alcance de los resultados de nuestra gestión. La definición, para fines de facilitar la identificación, de los diferentes “tipos” de costos es vital para desarrollar un programa efectivo de ahorros y reducción de costos.

En este caso, además de los costos tangibles e intangibles debemos hablar de otra clasificación: Costos Internos y Costos Externos.

En su explicación más simple, los costos internos, como su nombre lo indica, se refieren a aquellos costos que son “internos” o propios a la organización. Más importante aun, son costos que se generan dentro de la empresa y de los cuales podemos decir que tenemos algún tipo de control.

Los costos internos son nuestro punto focal de trabajo pues, a diferencia de los costos externos, tenemos la posibilidad de trabajar con ellos, administrarlos y controlarlos. Los costos internos pueden ser tangibles o intangibles (ver artículos anteriores).

Podemos identificar áreas de oportunidad en los costos internos mediante el análisis del presupuesto versus los resultados mensuales de las operaciones. Las partidas más altas tendrán prioridad de análisis; así como la recurrencia de las mismas.

Una partida alta puede ser resultado de un problema particular de ese mes (rotura de un equipo) y no necesariamente una partida donde se están generando perdidas; de ahí la importancia del análisis de la recurrencia.

Una vez identificadas las partidas más críticas (primero) se sugiere llevar a cabo los siguientes pasos:

a) Determinar costo anual de la partida (proyectar la pérdida anual)
b) Identificar recurrencia (si es un gasto que se genera todos los meses)
c) Determinar el “costo histórico” (¿desde cuándo se está generando este gasto?)
d) Calcular las pérdidas acumuladas a la fecha
e) Identificar las causas que generan el costo (análisis de procesos)
f) Presentar solución (alternativas a largo plazo)
g) Calcular el ahorro potencial

Este procedimiento puede ser aplicado a cada uno de los costos internos que identifiquemos, tangibles o intangibles. Lo más importante es ser consistentes y metódicos en el análisis de las variables; pues el éxito de un buen programa depende en un 85% de lo efectivo que seamos con el manejo de nuestros costos internos!

Costos Tangibles

Los costos tangibles, como su nombre lo indica, son fáciles de determinar dentro de una empresa.

Cuando hablamos de costos en la mayoría de casos estamos haciendo referencia a los que son tangibles.

Un análisis más detallado nos lleva a las variaciones de estos y sus diferentes vertientes.

Por naturaleza son fáciles de identificar, pero no necesariamente fáciles de controlar. Muchas veces partimos de la premisa de que son costos que “deben” estar presentes, sin cuestionarnos la naturaleza o el impacto de los mismos.

Lo primero que debemos hacer es ir a nuestro presupuesto y determinar cuales son las partidas críticas que tenemos allí. Critico para nosotros puede ser las más altas (valores fuera de lo esperado), las más sensibles a las fluctuaciones del mercado (materia prima), las que más flujo de efectivo requieren (nomina), etc. Una vez tenemos identificadas dichas partidas debemos iniciar el proceso de “subdividir” las mismas en sus componentes mas pequeños.

A cada partida pequeña le asignamos su valor correspondiente y creamos un análisis del comportamiento histórico de por lo menos los últimos 6 meses. Aquí identificamos, entre otras cosas: a) Fluctuación del mercado, b) Variaciones internas (esperadas), c) Problemas de procesos y sistemas y, d) Causas ajenas a nuestro control.

Los siguientes pasos sugieren iniciar con las partidas más grandes, identificar las causas que la generan, corregir las mismas y, lo más importante, implementar medidas de control para evitar (o minimizar) la recurrencia.

Es importante tener presente que encontraremos casos donde tenemos “el control” directo del costo analizado (costos internos); mientras que en otras situaciones dependerá mas de nuestra dinámica de “negociación” ya que están bajo la discreción de suplidores, proveedores, etc. (costos externos).

En cualquiera de las circunstancias lo esencial es la identificación e implementación de métricas de control.

EL manejo de los costos tangibles, al igual que el Programa de Reducción de Costos, es una iniciativa que debe darse en todas las áreas y centros productivos de la empresa. No puede ser un esfuerzo aislado del departamento de Finanzas.

Es una responsabilidad compartida que todos debemos fomentar y reforzar!

Impacto de los Costos Intangibles

Tal cual ya habíamos señalado, los costos intangibles tienen el inconveniente de que no son fácilmente identificables ni medibles. Usualmente los costos intangibles se “miden” en base a parámetros ya estandarizados en la industria o rangos pre-establecidos.

Las ausencias, tardanzas o rotación del personal se miden en % dando por resultado la evaluación de los mismos como “positivos” siempre y cuando no excedan “x” valor dentro del rango establecido por la empresa. De igual forma se miden otros parámetros como son los robos, eficiencia, etc.

Sin embargo las estadísticas muestran que el 33% de los empleados part-time roba más que los empleados a tiempo completo; el 30% - 40 % de los negocios fallan por robo de los empleados, los negocios pierden un promedio de $9.00 por empleado diariamente y; el 21 % de los empleados piensan que a las empresas no les afecta lo robado.

En cada uno de estos casos notamos que hay un factor subjetivo tanto para la determinación (medida) del valor real, como para la dinámica de poder controlar dichos costos. Sin embargo, ese mismo valor subjetivo puede ser percibido de forma diferente si llevamos el mismo a un término de “dólares y centavos

En el caso, por ejemplo, de la rotación de personal donde se habla de que un 3% es un valor aceptable en RH; lo veríamos de forma completamente diferente si nos referimos al mismo en su valor monetario equivalente de (digamos) $50,000.00 dólares.

Todos los costos intangibles tienen un valor económico que afecta nuestra empresa. Lo importante es buscar la forma adecuada para “asignar” un valor económico a estos. El asociar una unidad de medida a la actividad o situación facilita el proceso de “valorizar” esos costos; ejemplo de ello: días en que se da el hecho, la frecuencia, cantidad, horas, personas envueltas, etc.

Como dinámica efectiva se debe establecer un Programa interno para identificar los costos intangibles, esto redunda en una mayor efectividad y productividad de la empresa, entre otras cosas.

Decídete hoy e inicia tu plan de trabajo para maximizar tus operaciones!