Alcance de un Programa de Reducción de Costos

Para responder a esta simple interrogante primero debemos definir el “concepto” -Programa de Reducción de Costos-.

Cuando se habla de reducir costos las compañías usualmente solo visualizan o identifican las áreas donde puede “recortar” (reducir) lo que entienden son gastos.

Es frecuente que se eliminen partidas como publicidad, mercadeo, adiestramientos o; más crítico aún, a los empleados que entienden ya no son necesarios en ese departamento. Establecer un Programa de Reducción de Costos conlleva envolver a toda la compañía, los niveles administrativos, puestos y áreas operativas.

El Programa es un esfuerzo de la empresa por crear, generar y establecer un cambio en la cultura administrativa.

Hay varias consideraciones que sugerimos se tomen en cuenta al momento de implementar un Programa de Reducción de Costos, entre estas:

I. Crear un Plan de Trabajo
Desarrollar un esquema de trabajo ("schedule") asignando personas responsables, tiempos para alcanzar las metas, áreas donde se trabajaran las reducciones de costos, sistemas de reportes, etc.

II. Identificar las áreas críticas
Determinar, de todas las opciones posibles, cuales áreas son más críticas y cuáles tienen mayor potencial para obtener resultados tangibles a corto plazo.

III. Establecer metas y definir las métricas de control
Se pueden determinar los porcentajes de reducción de las partidas que se van a trabajar. El uso del presupuesto puede ayudar a determinar las partidas factibles de trabajar. En esta etapa también se decide cómo se van a medir los resultados de la reducción de costos.

IV. Considerar el objetivo como un resultado integrado
Aun cuando hay áreas donde podemos lograr resultados rápidamente, y que son identificables a primera vista; se sugiere que se considere como “el objetivo” a la suma de los ahorros que se van a lograr a través de toda la empresa.

V. Envolver a toda la empresa en el proceso
El lograr que toda la empresa participe es la única forma de poder establecer (implementar) una nueva Cultura Empresarial exitosamente. Este proceso crea apoderamiento y permite que las metas se proyecten a largo plazo, no como un esfuerzo momentáneo.


Para finalizar, no olvidemos tener presente lo siguiente:

1. Hay que crear un sistema de comunicación interna desde el inicio del Programa de forma que se mantenga a todos los participantes informados de los avances y logros del proyecto y;

2. El Reducir los costos…cuesta. Esto significa que en algunos casos habrá la necesidad de invertir para, a largo plazo, obtener el horro que buscamos...


f.santana.m@gmail.com

Costos Externos

A diferencia de los costos internos donde, en cierta medida, tenemos el control de los mismos; en los costos externos tenemos un control parcial o nulo. El costo externo lo referimos a las variaciones en los precios del mercado regidos por la oferta y la demanda en la cual están nuestros suplidores envueltos.

En términos generales dependemos de las condiciones que nos ofrece un tercero, esto es, siempre y cuando nuestra dinámica y estrategia de negocios no sea flexible. Podemos considerar como costos externos:

a) Nuestros proveedores y suplidores
Se refiere a aquellos que nos proveen la materia prima, material de empaque, etc. El proveedor puede ser tanto de productos como de servicio, pues en muchos casos directa o indirectamente estos costos se ven reflejados en nuestro producto.

b) Departamentos dentro de nuestra misma organización
Se aplica a los casos donde tenemos productos en proceso, donde otro departamento inicia parte del proceso (nos suple como materia prima) o donde un servicio recibido es necesario para completar el proceso productivo (calidad, logística, trasportación, etc.


Para poder tener el control de dichos costos podemos utilizar algunas de las siguientes herramientas de trabajo:

1. Trabajar con más de un suplidor.
Tener más de un suplidor nos permite “jugar” con la oferta y la demanda del mercado.

2. Renegociar los precios a base de volúmenes proyectados de compra
Podemos asegurarle un volumen de compra al suplidor, siempre y cuando nos de un precio estable por un periodo razonable.

3. Realizar alianzas estratégicas para asegurar la estabilidad de los precios.
Reducir los costos de almacenamiento recibiendo directamente desde las líneas de producción del proveedor o almacenando en las facilidades de este.

4. Asegurar el mínimo de productos en proceso o defectos de calidad
Aumentar la eficiencia de forma tal que no necesitemos horas extras de trabajo de los departamentos de apoyo, como son Calidad, logística, mantenimiento, etc.

Al implementar ideas como las ya mencionadas podemos reducir el impacto de los costos indirectos y tomar “cierto” control de nuestros costos. Al lograr esto podemos entonces iniciar el camino final hacia la implementación de un Programa éxitos de Reducción de Costos!