Mi empresa es de Servicio… ¿Puedo reducir costos?

Siempre que hablamos de “Reducir Costos” o “Ahorrar”, con relación a un negocio, solemos pensar que solo es posible si nuestra empresa es de manufactura.  

Entendemos que una empresa de servicio NO tiene posibilidades de ahorrar o reducir costos.

Visualizamos o entendemos que solo hay pérdidas o gastos que generan costos, cuando en nuestros procesos hay equipos, maquinaria y materiales que son parte intrínseca para crear o producir el producto, base de nuestro negocio.

En una empresa, incluyendo las de Servicio, hay dos componentes críticos que definen la eficiencia de una empresa: los empleados y los sistemas. 

Los Empleados
Son la parte esencial de la empresa.   Sin empleados, no es posible lograr que la empresa lleve a cabo sus procesos o brinde sus servicios, pero sin embargo; cuando hablamos de reducir costos solo analizamos el “costo” de la nómina.

La nómina es un valor sujeto a la productividad de los empleados y, por lo tanto, tiene relación directa con la eficiencia de los mismos.  La nómina más que un costo… es una inversión (gasto) que es parte del normal proceso productivo.  

Por el contrario, hay costos relacionados a los empleados que NO evaluamos o medimos, tales como:

 Productividad
 Errores en su desempeño
 Ausencias
 Tardanzas
 Enfermedad
 Robo
 Uso indebido de los bienes de la empresa

Los Sistemas
Que van de la mano... con la productividad o eficiencia de los empleados, puesto que ellos son los que los ponen en práctica; son quizás la segunda fuente más común de pérdidas en las empresas ya establecidas, pues no se toman en cuenta factores como los siguientes:

 Efectividad del proceso
 Simplificación e integración de los procesos dentro de la empresa
 Métricas de control para asegurar la consistencia
 Duplicidad de los procesos
 Procedimientos redundantes
 Procedimientos y procesos innecesarios (burocráticos) que hacen la empresa ineficiente
 Centralización

Si tu empresa es de servicio… evalúa estos factores que hemos presentado e identificarás  ¡un sinnúmero de oportunidades de reducir tus costos y…

ahorrar dinero!

Ahorros en el Hogar… ¡Todo cuenta!

Nada mejor que la época de navidad para volver nuestra mirada al hogar.  Es la época en que comenzamos a adornar, remozar y decorar nuestras casas.   Aunque con más limitaciones, por la actual situación económica del País, todavía queremos poner nuestras tradicionales bombillas de navidad o prepararnos para comprar los regalos de nochebuena.

 

¿Qué podemos hacer para “estirar el peso”?   A continuación algunas ideas y sugerencias generales para que las tomes en cuenta:

 

Compras

1. Tiempo. No dejemos para último momento las compras que necesitamos hacer.  Buscar a tiempo puede ayudarnos a evaluar alternativas y elegir la mejor opción.

2. Especiales.  Cuidado con los especiales.  Algunas veces los especiales no incluyen servicios como la garantía o devolución.  También es bueno observar la calidad del producto.   Muchas tiendas ponen en especial la mercancía que se le ha quedado obsoleta.

3. Volumen. Si vas a comprar, por ejemplo papel de envolver, piensa en comprar presentaciones grandes o en volumen; en vez de rollos sueltos.  De esta forma el precio te sale mucho más económico.  Puedes unirte a un amigo(a) y acordar para comprar estos entre los dos.

 

Hogar

1. Pintura. Si vas a pintar y estas corto de presupuesto dale prioridad a las paredes que son de colores contrastantes.  Puedes mantener los colores claros y cambiando los de colores vivos crear una nueva combinación que llame la atención… sin tener que pintar toda la casa.

2. Bombillas. En el caso de los arbolitos y bombillas decorativas instala un “timer” para programar las horas de encendido y apagado.  Son económicos y te ahorraras dinero en la factura eléctrica.

3. Mantenimiento. Considera cambiar el uso de calentador “de tanque” por un “calentador en línea”; o incluso uno de ducha. Se activan solamente cuando abres la ducha y solo consumen mientras estas bañándote.  Los calentadores de tanque siempre están encendidos para poder mantener el agua del tanque caliente.

 

Entretenimiento

1. Si vas a llevar a cabo una reunión en tu casa y son invitados de confianza (sobre todo en fiestas familiares), puedes acordar para que cada parte lleve algo para la actividad.

2. Aprovecha las actividades que ofrecen los municipios, entidades sociales o centros comerciales.  Estas pueden incluir desde buenos conciertos musicales hasta ferias y días familiares para compartir amenamente y sin gastar mucho dinero.

3. ¡Acepta las invitaciones!  Es una buena época para estar en contacto con viejas amistades… nada mejor que aceptar una invitación y compartir… sin tener que invertir!  

 

Para maximizar tus ahorros piensa en el total (general) de lo que vas a ahorrar.  ¡Un peso en cada renglón, actividad o proceso significa dinero… al final del mes!  

 

¡Todo “cuenta”!

I.D.E.A. - Programa de Reducción de Costos… al Inicio del Año!

Termina un periodo fiscal en nuestra empresa, y ya comenzamos a pensar en los planes a desarrollar para el próximo año; sobre todo en lo referente a nuevas ideas y opciones para mejorar nuestros resultados... con relación al presente año.

 

La forma más simple de comenzar y desarrollar un Plan de Trabajo orientado a la reducción de costos, de forma efectiva, es siguiendo la metodología “I.D.E.A.”, que consta de los cuatro (4) pasos siguientes:

 

I -  Identificar
En este primer paso llevamos a cabo una revisión general de la empresa, para identificar aquellas áreas que (desde el punto de vista económico) están fuera de los parámetros regulares.  Es poder determiner cuáles partidas están “fuera de control”… o cuales nos interesa mejorar (reducir su valor).

 

D - Definir Plan de Trabajo
En esta etapa entramos en la definición de los pasos a seguir para lograr reducir los costos en aquellos puntos previamente identificados,  Usualmente podemos aplicar (de forma efectiva) la dinámica del Programa (PESO) que incluye procesos como el de “las 5S” [derivado de las dinámicas de “Lean Manufacturing”] y la sistematización y estandarización de los procesos.

 

E - Establecer calendario de implementación
Para cada actividad hay que determinar la fecha de terminación de la misma.  Un plan de trabajo sin calendario de tiempo no es efectivo y en si mismo podría representar perdida de dinero, en vez de ahorros.

 

A - Aplicar procesos de ajuste
Una vez completada la fase de implementación y que se hayan cumplido a cabalidad con todas las metas, debemos establecer un periodo mínimo de unos 6 meses para seguimiento y ajustes.  De esta forma nos aseguramos que al final del camino, se logren los objetivos de ahorro propuestos.

 

En general un programa de trabajo bien establecido debe permitir un R.O.I en máximo 12-18 meses; adicional a generar a la empresa ahorros mínimos de entre un 10.0% a un 20.0%.

Francisco Santana Montalvo
www.reducciondecostos.com