Costos ocultos

Cuando administramos una empresa debemos tener en cuenta todos los aspectos que impactan la eficiencia y efectividad de la empresa. Usualmente, si hablamos de costos, vamos a aquellos que por su naturaleza son fácilmente identificables.

En algunas circunstancias se define como “costo oculto” aquel que no puede determinarse hasta que no se complete un proceso previo de análisis o evaluación detallada de la situación. Puede ser un caso de una pieza (desarmarla en sus partes) o en un servicio (evaluar un contrato o revisar unas cuentas).

Para nuestro caso, hoy vamos a hablar de aquellos costos que usualmente no tomamos en consideración porque:

a) Son muy pequeños,
b) No guardan relación directa con el proceso o,
c) Son pérdidas “normales” del proceso

En un análisis para identificar potenciales ahorros los factores más importantes a considerar son la frecuencia, el período y la cantidad. En este aspecto debemos incluir también el impacto de ese factor en el entorno del proceso o sistema donde ocurre.

Cinco (5) minutos de tardanza de un empleado, diariamente, en una línea de producción de 10 empleados puede significar tanto como unos $1,450.00 anualmente. Si tomamos en consideración que estos 5 minutos pueden venir de cualquier empleado, posiblemente la ecuación sea más crítica.

A esto debemos añadirle el costo de oportunidad (ya hemos hablado de ese tema), el servicio al cliente y los atrasos en el Programa de Producción de la empresa e, incluso; posibles horas extras para cumplir con las metas del día.

Identifica cualquier situación que no vaya con los parámetros de GMP, evalúa las variables, identifica el costo unitario y calcula las pérdidas que te genera. Un caso aislado no causa impacto.

La recurrencia, cantidad y el periodo durante el cual ha estado sucediendo... si!

El “Costo de Oportunidad”

El costo de oportunidad es un término que no se menciona mucho y que usualmente pasa desapercibido, aun cuando es uno de los más frecuentes en nuestras empresas.

Costo  de oportunidad, entre otras cosas, se refiere a valor monetario intrínseco que significa “perder” la posibilidad de generar un ingreso para la empresa. 

Es el costo de “no estar preparados” para responder a nuestro cliente (interno y externo).

En el caso más simple, cuando un cliente nos solicita un producto y no lo tenemos…, “perdemos la oportunidad” de la venta y lo que ello significa en valor monetario.

Utilizando este ejemplo consideremos el alcance de dicho término, desde el punto de vista monetario:

a) Perdida de la venta: El ingreso directo de la transacción de venta.
b) Perdida del cliente: El cliente puede no regresar a comprar si entiende que la empresa no llena sus necesidades.
c) Perdida de referidos: Como el cliente no ha recibido el servicio no dará referencia positiva a potenciales clientes que él conoce.
d) Impacto en la proyección de la empresa: De no controlarse el proceso, la empresa comienza a perder de los clientes existentes y deja de recibir prospectos.

Con asignar un valor de $1.00 a cada posibilidad (a modo de ejercicio); podemos ver que para una venta de US$1.00 que no se realice (por no tener el producto disponible), su costo de oportunidad es de $4.00. 

Aproximadamente un 300%  mayor que el valor real de la venta inicial.

Estar preparados significa mantener al día tus procesos, sistemas y políticas de servicio.   Evalúa conscientemente tus operaciones y define las prioridades.  El costo de oportunidad puede tener su origen en procesos internos y externos o; directos o indirectos.

Reducir costos, ahorrar o mejorar nuestros ingresos también consiste en… evitar “perder oportunidades”!

Creación y uso de mi primer Presupuesto (Parte II)

En nuestra entrega anterior mencionamos dos fases de trabajo: Identificar y Simplificar. Estas dos actividades nos sirven, en esencia, para crear y dar forma a nuestro presupuesto.

A continuación la parte final de este artículo, donde esbozamos las sugerencias nuestras para llevar a la práctica (y aprovechar) el uso del presupuesto en nuestra empresa. Se consistente y metódico… y veras los resultados!


Define prioridades
De los gastos que has listado considera cuales son esenciales, críticos e inmediatos. Esto te ayuda a establecer prioridades y determinar las cantidades mínimas que necesitas para mantener la operación de la empresa. Debes incluir, por lo menos, los tópicos de: Materia prima, equipos y nomina; además de gastos de utilidades y transportación.

Implementa
El proceso de implementar un presupuesto es el más difícil, pues sobre todo es asunto de disciplina, voluntad, planificación y organización. Se deben evitar los “imprevistos” e ir trabajando de acuerdo a las partidas asignadas.

Una buena idea es asignar la responsabilidad del manejo del presupuesto por área. Cada gerente o supervisor es responsable de que se cumpla con el presupuesto de su departamento.


El presupuesto es un documento “vivo”. Úsalo para revisar mensualmente el avance de tus operaciones y establecer ajustes. Aprovéchalo para establecerle metas a tus empleados y, finalmente; revísalo y adecúalo a tus necesidades…continuamente!

Creación y uso de mi primer Presupuesto (Parte I)

La mayoría de las empresas pequeñas y medianas no tiene un presupuesto establecido. Muchas entienden que el presupuesto equivale a “la cantidad de dinero” que debo tener en el banco para operar…

El trabajar con un presupuesto establecido nos ayuda a controlar nuestros gastos, maximizar los fondos existentes y, por lo tanto a ahorrar.

Sugerimos que crees tú presupuesto y lo implementes. Veras la diferencia reflejada no solo en el control de gastos, pero también en el aumento de la eficiencia, planificación y desempeño de tus empleados.

A continuación unas sugerencias para tus primeros pasos con el presupuesto:

Identifica
Comienza haciendo una lista de los gastos que necesitas cubrir mensualmente en tu empresa sobre todo aquellos que son esenciales para la operación de la misma. Puedes irlos listando por renglón, proceso o área operativa.

Desarrollar un presupuesto nos ayuda a visualizar el macro económico de la empresa y, más aun, estar conscientes de nuestras necesidades de flujo de efectivo.

Simplifica
Inicialmente utiliza partidas representativas de un área o departamento. No vayas al detalle especifico de cada “ítem”. Gastos globales promedio por mes pueden ser útiles y suficientes en esta etapa.

Como guía puedes usar de referencia los valores promedios históricos de los últimos dos años para definir los totales que vas a asignar a cada renglón.

Una vez completemos estos primeros pasos iremos a las dos etapas finales: Definir prioridades y la implementación. En la segunda parte de este articulo te daremos unos “tips” adicionales!

La planificación (logística) y la pérdida de dinero

En la mayoría de las empresas se trabaja con el día a día. Se parte de la premisa de que cada empleado conoce (y sabe) lo qué tiene que hacer, cómo hacerlo y; lo más importante… cuándo.

En las empresas debe haber una planificación estratégica integrada a un Plan de Trabajo mensual, semanal y diario.

Ciertas actividades, aun cuando son recurrentes, pueden significar grandes pérdidas económicas si no llevamos a cabo la planificación adecuada. Ejemplos usuales son las paradas de producción por falta de material, atrasos en mantenimiento por error en la adquisición de piezas, etc.

Y es que entendemos que tomar tiempo para planificar…es una pérdida de dinero! Cuando realmente lo que puede significar una gran pérdida es, precisamente, el no “detenernos” a planificar. Este es un factor que nos afecta mucho, en Puerto Rico, pues dejamos todo para último minuto.

Es usual escuchar a gerentes de grandes empresas dar por “normal” (y aprobar) pagar más dinero por un servicio, simplemente porque la información va a llegar a último minuto…y no se puede hacer nada al respecto!

Planificar es también un cambio de cultura de trabajo en la empresa.

! Convocar una reunión a las 8:30 (porque sabemos que todos van a llegar tarde) para comenzar a las 9:00¡ Pagar más caro la entrega de un producto porque nos quedamos sin inventario….!

Comenzar con un área o departamento y lograr que las actividades comiencen a la hora prevista y, que los despachos salgan cuando se prometen pueden ser un primer paso (sencillo) para comenzar a ver los resultados económicos de la buena planificación.

! Una planificación adecuada (volumen y tiempo) nos brinda ahorros en: nomina, transporte, efectividad, costos de operación y, servicio al cliente entre otros!

Reducción de costos e Internet

La reducción de costos en tu empresa se puede lograr de muchas formas: administrativa u operacionalmente. La manera más eficaz y que mayores frutos brinda depende del tipo de proyecto que se logre identificar.

Una forma sencilla es crear un proceso metódico de analizar las tres áreas (o componentes) básicas de una empresa, a nuestro entender: materiales, equipos y recursos humanos; para identificar oportunidades de reducir los costos o ahorrar dinero.

Es importante llamar la atención de que en todos y cada uno de estos existe un factor adicional que impacta los costos operacionales y administrativos de la empresa: la tecnología!

La tecnología puede reflejarse como un material nuevo, un equipo más preciso o un adiestramiento especial a un empleado. Tecnología también se refiere al tema de la computadora el uso del Internet.

Hoy día en el Internet tenemos infinito número de herramientas que pueden ayudarnos a ahorrar dinero o a reducir nuestros costos administrativos y operacionales. Programas de computadoras, mercadeo, publicidad y “networking” son algunas de las opciones que podemos obtener completamente gratis en Internet.

Adicionalmente hay opciones de ofertas especiales que podemos aprovechar si nos mantenemos atentos a las oportunidades, tal cual la que ofrece http://www.vistaprint.com/ donde te envían hasta 250 tarjetas de presentación completamente gratis…una excelente opción no solo para las empresas establecidas, pero también para aquellas PYMES que inician sus negocios con bajo presupuesto.

Haz tu análisis, explora opciones. Considera utilizar empresas que (aun cuando ofrecen opciones gratis) ya tienen un nombre y son reconocidas, como es el caso de http://www.microsoft.com/ que te ofrece un antivirus completamente gratis (security essentials).

Aprovecha el Internet es una de las mejores opciones para ahorrar dinero y mantener tu negocio…a la vanguardia!